Portaria regulamenta Arquivo Impresso da Câmara dos Deputados
A Diretoria-Geral, em parceria com a Coordenação de Arquivo (Coarq), publicou a Portaria nº 182/2020, a fim de definir critérios para identificação, recolhimento, organização e preservação dos documentos que constituem o acervo denominado Arquivo Impresso da Câmara dos Deputados. Foram também definidos conceitos referentes ao processo de arquivamento desse tipo de material na Casa, bem como responsabilidades da Coarq e dos demais setores.
De acordo com a Portaria, o Arquivo Impresso da Câmara dos Deputados é constituído pelo conjunto de publicações oficiais, independentemente do formato e suporte, elaboradas sob a responsabilidade dos órgãos da Casa, com o objetivo de atender aos princípios de transparência e publicidade e às necessidades de difusão e preservação das informações institucionais.
Novos procedimentos e responsabilidades
Todas as publicações institucionais, sejam elas em formato digital ou impresso em papel, que tenham o propósito de divulgar e preservar as atividades institucionais da Câmara devem ser enviadas à Coarq pelo órgão administrativo ou legislativo que elaborou o material. A Portaria define, inclusive, que o envio do material é responsabilidade dos órgãos produtores.
O encaminhamento deve ser feito em formulário próprio, de acordo com orientações obtidas com a Seção de Transferência e Apoio à Implementação da Política Arquivística – Seapa, no ramal 6-5630, e conforme prazo estipulado em Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo (TTDA) da Câmara dos Deputados.
A Coarq ficará responsável por analisar as publicações não contempladas na Portaria quanto à sua incorporação ao Arquivo Impresso e fornecer orientações quanto aos requisitos arquivísticos para produção e envio de publicações. A coordenação poderá, ainda, independentemente de solicitação das áreas produtoras, identificar publicações que devam ser integradas ao Arquivo Impresso. Nesses casos, o órgão responsável será imediatamente informado para que passe a adotar as regras para envio desse material.
Política de arquivo na Casa
A Portaria nº 182/2020 foi concebida para regulamentar mais um dos aspectos do Ato da Mesa nº 62/85, que dispõe sobre a política de arquivos da Casa e determinou, à época, o levantamento e avaliação da produção documental das unidades organizacionais.
Nesse sentido, a Coarq vem trabalhando em novas regulamentações, como a Portaria n° 234/2017, que dispõe sobre a transferência e o acesso de documentos arquivísticos em fase intermediária, e a portaria que regulamentará os procedimentos de descarte de documentos arquivísticos, com essa destinação aprovada pela Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (Cadar).
Essas novas normas também estão sendo constituídas para incorporar, explicitamente, o tratamento dos documentos digitais.