O Serviço de Administração (SERAD/DECOM) fornece apoio administrativo ao Departamento (pessoal, patrimônio, entrada e saída de documentos e distribuição de revistas e jornais), gerencia a manutenção dos espaços (plenários) do DECOM e, ainda, elabora previsão orçamentária de viagens e eventos referentes à atividade legislativa das Comissões. Esse é, portanto, um setor que lida com muitos arquivos, documentos e processos e que, por isso, possuía muito lixo relativo a processos arquivados e muitas cópias sem uso guardadas.

Diante desse cenário, a desmaterialização de processos e documentos acabou se tornando uma atividade necessária e o setor colocou em prática os desejos do departamento inteiro, de inovar, agilizar e melhorar o atendimento, diminuir as cópias e reduzir a quantidade de papéis acumulados. Em 2011, deu-se início então ao processo de desmaterialização, apoiado e realizado com sucesso por todos os funcionários do setor, além de fortemente incentivado pelo diretor do departamento, Luiz Antônio Souza da Eira, que foi também o realizador de outras ações na Casa envolvendo o tema.

Com um plano estratégico formulado, o envolvimento de todos os funcionários da área e a ajuda de outros setores, como do Centro de Informática  e do Serviço de Reprodução Gráfica da Casa, o SERAD/DECOM conseguiu digitalizar a maior parte dos documentos antigos do setor. José Bemfica de Deus, chefe do SERAD/DECOM, falou sobre a implementação desse processo, que visa eliminar o uso de papéis com a adoção de ferramentas digitais. “Mantendo a mesma organização, o mesmo layout físico, foi possível fazer a mudança sem maiores dificuldades. Não é um processo fácil, mudar as coisas que acontecem do mesmo jeito há anos, mas é gratificante e em pouco tempo vira algo rotineiro.”, conta.

Bemfica ressalta ainda o ganho considerável que o setor teve em espaço físico ao implementar essas ações. “Antigamente tínhamos 17 armários e hoje temos apenas cinco. Muito em breve serão apenas dois. Com o espaço que ganhamos, conseguimos criar uma sala de reuniões. A adoção do procedimento facilitou não só a organização do espaço, mas também o acesso ao documento. O ícone de busca agiliza e dinamiza o serviço, por exemplo, e isso melhora a qualidade do nosso atendimento e consequentemente aumenta a qualidade de vida de nossos funcionários.”, explica.

Ainda segundo o servidor, ações como essa são muito importantes para a Casa. “Esse é um trabalho em formação. A Câmara ainda está engatinhando, mas a tendência do Departamento de Comissões é eliminar as cópias. A expectativa é que todos os setores da Casa comecem a fazer o mesmo. Além da questão da sustentabilidade, com mudanças assim é possível economizar recursos e equipamentos. E a experiência em si é extremamente positiva.”, afirma.

O Programa de Desmaterialização de Processos e Documentos foi instituído pela Portaria-DG nº 30/2008 e reúne projetos conduzidos em diversas áreas da Casa que visam promover a migração de documentos e processos de trabalho para o meio digital como forma de agregar agilidade e eficiência à organização, otimizar recursos, democratizar o acesso às informações produzidas na Casa para a população e preservar o patrimônio histórico do país sob a guarda da Câmara dos Deputados.