Transferência à Coordenação de Arquivo
A transferência de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário objetiva manter sob a custódia da Coordenação de Arquivo (COARQ) a documentação que tenha cumprido o prazo legal de guarda corrente.
Esta transferência é realizada por dois motivos principais, pela queda na sua utilização primordial para a qual foi criada e liberar espaço para os documentos recém criados e que possuem maior probabilidade de consulta imediata.
Toda e qualquer transferência deve ser precedida do processo de análise e avaliação arquivística que visa identificar quais séries ou conjuntos documentais são passíveis de descarte na origem e quais devem ser devidamente listadas e organizadas em caixas-arquivo para posterior transferência ao arquivo intermediário.
Os documentos que tenham seus prazos de guarda vencidos nos arquivos correntes deverão ser selecionados e organizados conforme Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo e deverão respeitar as seguintes orientações para sua transferência à Coordenação de Arquivo (COARQ):
- Os documentos a serem transferidos deverão ser selecionados e processados conforme prazos estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos de Arquivo da Câmara dos Deputados.
- Após a identificação dos documentos que tenham seus prazos de guarda vencidos, a unidade administrativa deverá entrar em contato com a Seção de Transferência e Apoio à Implementação da Política Arquivística (SEAPA) - ramal 65630 para solicitar assistência técnica.
- Os documentos a serem transferidos devem ser acondicionados em caixas de arquivo no padrão adotado na Câmara dos Deputados.
- As caixas devem ser solicitadas à Seção de Transferência e Apoio à Implementação da Política Arquivística (SEAPA) - ramal 65630.
- O volume de documentos acondicionados na caixa não deve exceder a sua capacidade de armazenamento, mantendo-se, preferencialmente, espaço para manipulação dos documentos.
- Os documentos devem ser ordenados conforme orientação prestada durante a assistência técnica da Seção de Transferência e Apoio à Implementação da Política Arquivística (SEAPA).
- A caixa deve estar identificada com o Nome ou Sigla da Unidade Transferidora, Nº da Guia de Transferência e o Nº da Caixa.
- A identificação utilizada nas caixas deve ser discreta e colocada no lado frontal, considerando a caixa na posição tradicional.
- As transferências à Seção de Gestão do Arquivo Intermediário (SEGAI) da Coordenação de Arquivo (COARQ) serão formalizadas em Guia de Transferência de Documentos de Arquivo.
- A unidade administrativa de posse da Guia de Transferência Provisória deve fazer contato com a Seção de Transferência e Apoio à Implementação da Política Arquivística (SEAPA) para verificação da observância das orientações prestadas na assistência técnica.
- Confirmada a adequação da Guia de Transferência, a Seção de Transferência e Apoio à Implementação da Política (SEAPA) entrará em contato com a Seção de Gestão de Arquivo Intermediário (SEGAI) para, em acordo com a unidade administrativa e com o cronograma de transferência anual, agendar a data de encaminhamento à Coordenação de Arquivo (COARQ).
- A Seção de Gestão de Arquivo Intermediário (SEGAI) ao receber as caixas contendo os documentos e a respectiva Guia de Transferência, irá proceder a conferência e aceite definitivo da transferência.
A organização e a transferência de documentos sigilosos deverão observar e respeitar procedimentos específicos previstos em legislação interna e externa que dispõe sobre esse assunto. Orientações gerais sobre o tratamento dos documentos sigilosos podem ser consultadas em Organização dos Arquivos Sigilosos.
Assistência Técnica
Seção de Transferência e Apoio à Implementação da Política Arquivística (SEAPA) - ramal 65630