O DIRETOR-GERAL DA CÂMARA DOS DEPUTADOS, no uso das atribuições que lhe confere o art. 147, inciso XV, da Resolução nº 20 , de 30 de novembro de 1971,

RESOLVE:

     Art. 1º A formação e o trâmite de processo administrativo e de documento protocolizado relativo a assunto administrativo, bem como das informações para sua instrução, obedecerão ao disposto nesta Portaria e seus anexos.

     Art. 2º Para fins do disposto nesta portaria define-se:

      I - anexação: inserção, em caráter definitivo, de um ou mais documentos protocolizados ou processos administrativos em outro;
      II - apensação: juntada provisória de um ou mais processos administrativos a outro;
      III - autuação: recebimento de um documento em unidade protocolizadora, o qual passa a constituir processo administrativo;
      IV - desapensação: retirada de um ou mais processos administrativos apensados a outro;
      V - destaque: separação de um assunto de um processo administrativo principal, originando um novo processo administrativo, que tramitará separadamente;
      VI - documento protocolizado: peça documental recebida pelas unidades protocolizadoras do sistema de protocolo - SIPRO;
      VII - peça documental: unidade documental constituída pela informação e seu suporte;
      VIII - processo administrativo: conjunto de documentos de natureza diversa, oficialmente reunidos no decurso de ação administrativa, devidamente protocolizado e autuado, cuja tramitação envolva mais de 3 (três) unidades protocolizadoras do sistema de protocolo - SIPRO;
      IX - suporte especial: material diverso do papel, no qual informações são registradas.

      Parágrafo único. Quando o documento protocolizado efetivamente receber a movimentação para a quarta unidade protocolizadora, esta deverá convertê-lo em processo administrativo, observando-se os critérios estabelecidos nesta Portaria, ocasião em que devem ser registradas no SIPRO as alterações relativas às modificações realizadas.

     Art. 3º Só será dado andamento a processo administrativo quando este tenha sido previamente numerado pelo SIPRO, em uma de suas unidades protocolizadoras.

     Art. 4º A peça inicial de um processo administrativo deverá ser sempre um documento original, ressalvada a reconstituição documental em virtude de extravio, expressamente declarada.

     Art. 5º O processo administrativo terá uma capa, onde será registrado o seu número, nome do interessado, assunto e origem.

      Parágrafo único. O dorso da capa receberá uma etiqueta da cor correspondente ao assunto do processo administrativo, conforme especificado na "Tabela de Termos" constante do Anexo I.

     Art. 6º O processo administrativo terá as suas folhas internas presas por sistema que possibilite sua afixação à capa, a fim de protegê-las do manuseio excessivo e prevenir o extravio de documentos.

      § 1º Deverá ser evitado o uso de clips e grampos metálicos na fixação de documentos que façam parte de processo administrativo.

      § 2º Os documentos de tamanho menor do que o das folhas do processo administrativo serão afixados em folhas de dimensões a elas correspondentes, observado o disposto no parágrafo anterior.

      § 3º Os documentos em suportes especiais deverão ser acondicionados em envelopes com o número do processo, os quais figurarão como anexos deste.

     Art. 7º Toda a movimentação de documento protocolizado e de processo administrativo será registrada no SIPRO, pela unidade protocolizadora responsável pelo andamento, de modo a refletir o efetivo estágio de tramitação. 

     Art. 8º Havendo necessidade de inserção de folha no processo administrativo, o servidor deverá numerá-la ao alto e à direita, apondo sua rubrica.

     Parágrafo único. Em caso de reorganização de processo administrativo, as folhas receberão nova numeração e serão rubricadas pelo servidor responsável, cancelando-se a paginação anterior.

     Art. 9º Serão aproveitadas, tanto quanto possível, as folhas já insertas no processo administrativo, para colocação de despachos, pareceres e informações nos seus anversos e versos, respeitada a cronologia.

      § 1º Os despachos deverão ser tão objetivos quanto possível e poderão ser substituídos por carimbos, quando a situação assim o permitir.

      § 2º Os despachos, pareceres e informações deverão ter os parágrafos numerados seqüencialmente, a fim de facilitar a instrução e referências posteriores.

      § 3º As lacunas, os claros, as partes em branco, as áreas consideradas não aproveitadas de cada folha, antecedendo o próximo despacho a ser lançado, serão inutilizadas com riscos oblíquos, tanto nos anversos como nos versos, ou com o carimbo "em branco", quando não for possível atender ao disposto no caput deste artigo.

     Art. 10. As informações relativas a um assunto deverão ser dadas no mesmo processo administrativo que dele trata, sendo vedada a formação de novo processo administrativo por cópia, ou o arquivamento do processo administrativo original e o andamento por sua cópia.

     Art. 11. Fica vedada a retirada ou substituição de peças de processo administrativo.

      Parágrafo único. Na hipótese que justifique a anulação de documentos integrantes de processo administrativo, estes deverão receber carimbo de anulação com a devida justificativa.

     Art. 12.As cópias de documentos serão autenticadas pela unidade protocolizadora que promover sua inclusão no processo, mediante aposição da expressão "confere com o original", da data, da assinatura, número de ponto do servidor que a autenticou, bem como a indicação do respectivo órgão de lotação.

     Art. 13. A anexação de um processo administrativo a outro ou de um documento protocolizado a um processo administrativo será feita mediante a emissão de "Termo de Anexação", conforme modelo e instruções constantes do Anexo II.

     Art. 14. A apensação de dois ou mais processos administrativos deverá ser feita pela superposição destes, iniciando com aquele definido como principal, seguido daqueles com o pedido de apensação, devendo ser emitido o "Termo de Apensação" conforme modelo e instruções constantes do Anexo II.

     Art. 15. A desapensação ocorrerá quando houver despacho nesse sentido pela autoridade competente, devendo ser emitido o "Termo de Desapensação", conforme modelo e instruções constantes do Anexo II.

     Art. 16. O destaque de um processo administrativo será feito por assunto, mediante a constituição de tantos processos quantos forem necessários e com a elaboração de "Termo de Destaque", conforme modelo e instruções constantes do Anexo II.

     Art. 17. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Diretoria-Geral, 8 de março de 1999.

ADELMAR SILVEIRA SABINO,
Diretor-Geral.

ANEXO I
(Portaria nº 39, 1999)

TABELA DE TERMOS

1. PESSOAL
Etiqueta colada no processo na cor: azul

1.1 Recrutamento, Seleção e Desligamento
1.1.1 ADMISSÃO
1.1.1.1 apresentação de servidor e posse
1.1.1.2 assentamentos funcionais e cadastro funcional
1.1.1.3 assessoramento parlamentar (cadastro parlamentar, ficha de admissão e ficha individual)
1.1.2 CARGO E FUNÇÃO PÚBLICA
1.1.2.1 abandono
1.1.2.2 acumulação
1.1.2.3 avaliação
1.1.2.4 criação
1.1.2.5 de confiança
1.1.2.6 destituição
1.1.2.7 em comissão
1.1.2.8 opção por cargo efetivo
1.1.2.9 vacância
1.1.3 CONCURSO PÚBLICO
1.1.3.1 abertura
1.1.3.2 edital (comunicação e aviso)
1.1.3.3 banca examinadora (constituição)
1.1.3.4 recurso (vista de prova)
1.1.4 DEMISSÃO DE SERVIDOR/SECRETARIADO PARLAMENTAR
1.1.4.1 ficha de desligamento
1.1.5 EXONERAÇÃO
1.1.5.1 cargo de confiança
1.1.5.2 cargo em comissão

1.2 Treinamento
1.2.1 CONFERÊNCIA, CONGRESSO, CURSO, SEMINÁRIO E SIMPÓSIO
1.2.1.1 autorização
1.2.1.2 averbação de certificado (relatório)
1.2.2 ESTÁGIO
1.2.2.1 comprovação
1.2.2.2 renovação
1.2.2.3 solicitação
1.2.3 EVENTOS
1.2.3.1 autorização (realização)
1.2.4 PRÓ-ADOLESCENTE
1.2.4.1 desligamento
1.2.4.2 indicação
1.2.4.3 inscrição

1.3 Direitos. Vantagens. Benefícios
1.3.1 AÇÃO
1.3.1.1 de alimentos
1.3.1.2 de inconstitucionalidade
1.3.1.3 de indenização
1.3.1.4 de reintegração de posse
1.3.1.5 trabalhista
1.3.2 ACIDENTE DE TRABALHO
1.3.2.1 ação judicial
1.3.2.2 comunicação
1.3.2.3 prevenção
1.3.3 ADIANTAMENTO
1.3.3.1 despesas médico-hospitalares
1.3.3.2 servidor
1.3.4 ADICIONAL
1.3.4.1 insalubridade
1.3.4.2 periculosidade
1.3.4.3 serviço noturno
1.3.4.4 tempo de serviço
1.3.5 AJUDA DE CUSTO
1.3.6 APOSENTADORIA
1.3.6.1 alteração
1.3.6.2 cassação
1.3.6.3 compulsória
1.3.6.4 voluntária por idade
1.3.6.5 invalidez
1.3.6.6 voluntária por tempo de contribuição
1.3.7 AUXÍLIO
1.3.7.1 alimentar
1.3.7.2 doença
1.3.7.3 financeiro
1.3.7.4 funeral
1.3.7.5 moradia
1.3.7.6 natalidade
1.3.7.7 reclusão
1.3.7.8 suplementar
1.3.7.9 transporte
1.3.8 CONTAGEM DE TEMPO DE SERVIÇO
1.3.9 DEPENDENTE
1.3.9.1 cancelamento
1.3.9.2 inclusão
1.3.10 FUNDO DE RESERVA
1.3.10.1 para fins de equiparação de pensão
1.3.10.2 repasse de duodécimo
1.3.11 GRATIFICAÇÃO
1.3.12 LICENÇA
1.3.12.1 à adotante
1.3.12.2 à gestante
1.3.12.3 acidente em serviço
1.3.12.4 acompanhamento de cônjuge
1.3.12.5 atividade política
1.3.12.6 desempenho de mandato classista
1.3.12.7 doença em pessoa da família
1.3.12.8 gala
1.3.12.9 interesse particular
1.3.12.10 nojo
1.3.12.11 paternidade
1.3.12.12 prêmio
1.3.12.13 prorrogação
1.3.12.14 tratamento de saúde
1.3.12.15 para exercício de mandato eletivo
1.3.12.16 para ocupar cargo público
1.3.13 PAGAMENTO
1.3.13.1 alteração
1.3.13.2 averbação
1.3.13.3 desaverbação
1.3.13.4 desconto em folha
1.3.14 PECÚLIO
1.3.15 PENSÃO
1.3.15.1 alimentícia
1.3.15.2 especial
1.3.16 PRÓ-SAÚDE
1.3.16.1 desligamento
1.3.16.2 inscrição
1.3.17 SALÁRIO-FAMÍLIA
1.3.18 SERVIÇO EXTRAORDINÁRIO
1.3.18.1 autorização para funcionamento
1.3.18.2 entrada fora do horário
1.3.18.3 pagamento
1.3.18.4 permanência fora do horário
1.3.19 TEMPO DE SERVIÇO
1.3.19.1 averbação
1.3.19.2 desaverbação
1.3.20 VANTAGEM PESSOAL

1.4 Obrigações
1.4.1 ENCARGOS SOCIAIS
1.4.2 DECLARAÇÃO DE BENS
1.4.2.1 dedução na fonte

1.5 Controle de freqüência. Afastamento
1.5.1 AFASTAMENTO
1.5.1.1 do País (autorização)
1.5.1.2 para depor
1.5.1.3 para exercer mandato eletivo
1.5.1.4 para servir como jurado
1.5.1.5 para servir na Justiça Eleitoral
1.5.2 DISPENSA DE SERVIDOR/FUNÇÃO COMISSIONADA
1.5.3 ESCALA DE SERVIÇO
1.5.4 FREQÜÊNCIA
1.5.4.1 apuração
1.5.4.2 falta (abono)
1.5.4.3 falta injustificada
1.5.4.4 horário especial
1.5.4.5 ponto (dispensa)
1.5.4.6 presença à sessão (parlamentar)
1.5.5 RECESSO
1.5.5.1 assegurar
1.5.5.2 escala
1.5.6 SERVIÇO EXTERNO
1.5.7 VIAGEM A SERVIÇO
1.5.7.1 ao exterior
1.5.7.2 delegação
1.5.7.3 no País
1.5.7.4 prestação de contas
1.5.7.5 reembolso
1.5.7.6 relatório

1.6 Movimentação de pessoal
1.6.1 CESSÃO
1.6.2 LOTAÇÃO
1.6.3 REQUISIÇÃO
1.6.4 READAPTAÇÃO
1.6.5 REINTEGRAÇÃO
1.6.6 RETORNO
1.6.7 SITUAÇÃO FUNCIONAL
1.6.8 SUBSTITUTO (INDICAÇÃO OU DISPENSA)
1.6.9 TRANSFERÊNCIA

1.7 Progressão e ascensão funcional
1.7.1 ASCENSÃO FUNCIONAL
1.7.2 AVALIAÇÃO FUNCIONAL
1.7.3 FUNÇÃO COMISSIONADA
1.7.4 NOMEAÇÃO
1.7.4.1 cargo efetivo
1.7.4.2 cargo em comissão
1.7.4.3 função comissionada
1.7.5 PROGRESSÃO FUNCIONAL

1.8 Apuração de responsabilidade. Ação disciplinar.
1.8.1 DENÚNCIA
1.8.2 DEPOIMENTO
1.8.3 DILIGÊNCIA
1.8.4 INQUÉRITO ADMINISTRATIVO
1.8.4.1 comissão (instalação)
1.8.4.2 conclusão (resultado)
1.8.4.3 pedido de informação
1.8.5 INQUÉRITO POLICIAL
1.8.6 MANDADO
1.8.6.1 de injunção
1.8.6.2 de intimação
1.8.6.3 de penhora
1.8.6.4 de segurança
1.8.7 RECLAMAÇÕES
1.8.8 SUSPENSÃO. ADVERTÊNCIA

2. MATERIAL
Etiqueta colada no processo na cor: vermelha

2.1 Consumo
2.1 AQUISIÇÃO. LICITAÇÃO
2.1 ALIENAÇÃO. BAIXA. DOAÇÃO
2.1 FORNECEDOR
2.1 CONSERTO. MANUTENÇÃO
2.1 ESTOQUE
2.1 ROUBO. DESAPARECIMENTO

3. PATRIMÔNIO
Etiqueta colada no processo na cor: verde
3.1 Bens
3.1.1 DE TERCEIROS
3.2 Material permanente
3.2.1 AQUISIÇÃO. LICITAÇÃO
3.2.2 ALIENAÇÃO. BAIXA. DOAÇÃO. LEILÃO
3.2.3 FORNECEDOR
3.2.4 CONSERTO. MANUTENÇÃO
3.2.5 INSTALAÇÃO
3.2.6 INVENTÁRIO. CONFERÊNCIA. MUDANÇA DE LOCALIZAÇÃO
3.2.7 ROUBO. DESAPARECIMENTO
3.2.8 EMPRÉSTIMO
3.3 Imóveis
3.3.1 AGÊNCIA BANCÁRIA
3.3.1.1 instalação
3.3.1.2 desativação
3.3.2 CONSTRUÇÃO
3.3.2.1 projeto
3.3.3 DISPOSITIVO DE SEGURANÇA
3.3.4 ESPAÇO FÍSICO. DEPÓSITO
3.3.5 ESTACIONAMENTO
3.3.5.1 numeração de vaga
3.3.5.2 reserva de vaga
3.3.6 FUNCIONAL
3.3.6.1 cessão (solicitação)
3.3.6.2 despejo
3.3.6.3 devolução
3.3.6.4 empréstimo
3.3.6.5 mudança
3.3.7 GABINETE
3.3.7.1 ocupação
3.3.7.2 transferência de
3.3.8 INCÊNDIO
3.3.8.1 brigada de
3.3.8.2 prevenção
3.3.8.3 sinistro
3.3.8.4 treinamento de pessoal
3.3.9 OBRA, REFORMA E REPARO
3.3.9.1 Instalação elétrica
3.3.9.2 Instalação hidráulica
3.3.10 OCORRÊNCIA
3.3.11 RESERVA DE ESPAÇO FÍSICO (sala e auditório)
3.3.12 RESTAURANTE
3.3.12.1 autorização para funcionamento
3.3.12.1 reclamação. Sugestões

4. ORÇAMENTO/FINANÇAS
Etiqueta colada no processo na cor: amarela

4.1 Auditoria
4.1.1 RELATÓRIO
4.1.2 SOLICITAÇÃO DE
4.1.3 DETERMINAÇÕES E VOTOS - TCU

4.2 Balancete

4.3 Caução
4.3.1 DEVOLUÇÃO
4.3.2 LIBERAÇÃO
4.3.3 PAGAMENTO
4.3.4 RECOLHIMENTO
4.3.5 CONTA BANCÁRIA
4.3.6 ABERTURA
4.3.7 ENCERRAMENTO

4.4 Orçamento da CD
4.4.1 ALTERAÇÃO DE CRÉDITOS ADICIONAIS
4.4.2 ALTERAÇÃO DE FONTE
4.4.3 ALTERAÇÃO DE MODALIDADE DE APLICAÇÃO
4.4.4 DOTAÇÃO
4.4.5 ORÇAMENTO ANALÍTICO (APROVAÇÃO)
4.4.6 ORÇAMENTO ANALÍTICO (REFORMULAÇÃO)
4.4.7 PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA
4.4.8 PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA (APRECIAÇÃO DA MESA)
4.4.9 PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA SETORIAL
4.4.10 QUADRO DEMONSTRATIVO DE DESPESAS (ALTERAÇÃO E APROVAÇÃO)
4.4.11 RELATÓRIO

4.5 Planejamento orçamentário
4.5.1 PLANO PLURIANUAL
4.5.2 RELATÓRIO

4.6 Prestação de contas
4.6.1 AO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

4.8 Reembolso/ressarcimento
4.8.1 CONTA TELEFÔNICA
4.8.2 CORREIO
4.8.3 DESPESAS MÉDICO-HOSPITALARES
4.8.4 SERVIDOR

4.9 Relatório demonstrativo

4.10 Restituição de quantia

4.11 Subvenção orçamentária

4.12 Tomada de contas

4.13 Suprimento de fundos
4.13.1 PEDIDO
4.13.2 PRESTAÇÃO DE CONTAS
4.13.3 PRONTO-PAGAMENTO

4.14 Tributos
4.14.1 CONTRIBUIÇÕES
4.14.2 IMPOSTOS
4.14.3 TAXAS

5. DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
Etiqueta colada no processo na cor: branca

5.1 Publicações
5.1.1 AQUISIÇÃO (LIVROS)
5.1.2 AUTORIZAÇÃO
5.1.3 BAIXA
5.1.4 COTA
5.1.5 AUTORIZAÇÃO PARA UTILIZAÇÃO
5.1.6 DOAÇÃO
5.1.7 ELABORAÇÃO
5.1.8 ENCADERNAÇÃO
5.1.9 CONFECÇÃO
5.1.10 SOLICITAÇÃO DE
5.1.11 RESTAURAÇÃO
5.1.12 VENDA

5.2 Periódicos
5.2.1 ASSINATURA
5.2.2 BAIXA

5.3 Diário da Câmara dos Deputados (DCD)
5.3.1 PUBLICAÇÃO DE MATÉRIA

5.4 Diário Oficial da União (DOU)
5.4.1 PUBLICAÇÃO DE MATÉRIA

5.5 Correspondência
5.5.1 AUTORIZAÇÃO PARA DISTRIBUIÇÃO
5.5.2 CONVITE
5.5.3 DOCUMENTO
5.5.3.1 acesso
5.5.3.2 arquivamento e desarquivamento
5.5.3.3 baixa
5.5.3.4 juntada ao processo
5.5.3.5 restauração
5.5.4 ENDEREÇO
5.5.4.1 fornecimento
5.5.4.2 solicitação
5.5.5 MALOTE
5.5.6 TRADUÇÃO DE TEXTO
5.5.6.1 solicitação

5.6 Museu
5.6.1 EXPOSIÇÕES
5.6.2 PEÇAS
5.6.2.1 doação
5.6.2.2 empréstimo

6. COMUNICAÇÕES
Etiqueta colada no processo na cor: rosa

6.1 Comunicações/informações
6.1.1 EDITAIS (AVISOS)
6.1.2 INSTRUÇÕES (MANUAIS)

6.2 Cópias de documentos
6.2.1 FORNECIMENTO
6.2.2 SOLICITAÇÃO

6.3 Cota de comunicações
6.3.1 ADIANTAMENTO

6.4 Cota de correio
6.4.1 ADIANTAMENTO
6.4.2 PAGAMENTO

7. TRANSPORTE OFICIAL
Etiqueta colada no processo na cor: cinza

7.1 Transporte de autoridade

8. SEGURANÇA E POLICIAMENTO
Etiqueta colada no processo na cor: preta

8.1 Autoridade
8.1.1 RECEPÇÃO
8.2 Vigilância
8.2.1 SOLICITAÇÃO
Não se aplica a reintegração.

Nota explicativa 5 - No caso de ajuste, de contrato ou de convênio, utilizar contrato ou convênio.

ANEXO II

(Portaria nº 39, de 1999)

PROCESSO PRINCIPAL Nº:
INTERESSADO:
ASSUNTO:
OUTROS PROCESSOS OU DOCUMENTOS PROTOCOLIZADOS
Nº: ________/____, Nº: _________/_____, Nº: ___________/_____,
Nº: ________/____, Nº: _________/_____,Nº: __________/_____

Brasília, / / .
 

___________________________________________
Assinatura do servidor
Ponto n( ___________

Instruções: (conforme a portaria nº , de 1999)
1) Registrar o evento na capa do processo administrativo principal e dos demais processos administrativos ou documentos protocolizados citados neste termo;
2) O original do termo deve ser inserido no processo principal;
3) Com exceção da ANEXAÇÃO, uma cópia deste termo deve ser inserida nos outros processos administrativos aqui mencionados;
4) Em se tratando de ANEXAÇÃO, não serão extraídas cópias deste termo;
5) Todos os eventos, que constituem o objeto deste termo, devem receber o devido registro no sistema de protocolo - SIPRO.