A MESA DA CÂMARA DOS DEPUTADOS, no uso de suas atribuições regimentais, resolve:

SEÇÃO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

     Art. 1° Este Ato estabelece os princípios, as regras, os procedimentos e as competências para a tramitação e a gestão arquivística de processos administrativos, no âmbito do Sistema de Tramitação e Gestão de Processos Administrativos Digitais - eDoc.

     Parágrafo único. Para os fins a que se destina este Ato, consideram-se os termos e respectivas definições contidos no Anexo Único.

SEÇÃO II
DOS PRINCÍPIOS

     Art. 2° São princípios que regem o eDoc.

     I - a autenticidade, a confiabilidade e a integridade das informações relativas a documentos e processos administrativos digitais;
     II - a transparência, a disponibilidade e a agilidade na obtenção, pelo usuário, de informações seguras e precisas sobre a tramitação e o conteúdo dos processos administrativos, observado o grau de sigilo ou restrição de acesso atribuído às informações, consoante os normativos internos da Câmara dos Deputados;
     III - as práticas de gestão que resultem na redução dos impactos ambientais decorrentes da atividade institucional;
     IV - a celeridade processual.

SEÇÃO III
DAS REGRAS E PROCEDIMENTOS

     Art. 3° Os documentos digitais criados ou capturados pelo eDoc terão o status de minuta, original ou cópia.

     Parágrafo único. Serão considerados documentos arquivísticos digitais somente os originais e as cópias.

     Art. 4° A partir do início da operação do eDoc, os processos administrativos da Câmara dos Deputados serão iniciados, exclusivamente, por meio desse sistema.

     § 1° Os atos processuais terão registros, tramitação e controle realizados exclusivamente por meio digital e serão assinados eletronicamente.

     § 2° Nas situações excepcionais em que a autoridade competente estiver impossibilitada de utilizar o eDoc, admitir-se-á que ela assine de próprio punho documento produzido em papel, sendo sua cópia digital autenticada posteriormente registrada no sistema.

     Art. 5° As unidades administrativas e servidores utilizarão os modelos de documentos iniciadores disponíveis no eDoc, com vistas a facilitar a classificação funcional dos processos e a recuperação posterior das informações neles contidas.

     Parágrafo único. Na hipótese de não ter sido encontrado modelo adequado de documento iniciador, a unidade administrativa comunicará, de imediato, o fato à Coordenação de Arquivo do Centro de Documentação e Informação, que avaliará a inclusão de tipo documental adequado no eDoc ou indicará o modelo mais adequado dentre os existentes.

     Art. 6° Os documentos provenientes de fontes externas à Câmara dos Deputados serão recebidos preferencialmente em formato digital, com assinatura digital baseada em certificado digital, de uso pessoal e intransferível, emitido por autoridade certificadora credenciada junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

     § 1° Poderá ser admitida outra modalidade de assinatura eletrônica, na hipótese de convênio firmado entre a Câmara dos Deputados e a fonte externa referenciada no caput.

     § 2° Na hipótese de recebimento de documento em suporte físico, a unidade administrativa que o receber gerará cópia digital autenticada, que será capturada pelo eDoc, observadas as restrições atinentes às informações sigilosas.

     § 3° Os documentos em suporte físico que originaram as cópias digitais devem ser arquivados na unidade administrativa recebedora.

     § 4° A Coordenação de Arquivo definirá cronograma de assistência técnica às áreas para orientar sobre o descarte do material armazenado ou sua transferência para o Arquivo.

     § 5° Os objetos ou documentos em suporte físico cuja digitalização seja tecnicamente impossível ou, em função do excessivo volume, inconveniente, devem ser:

     I - registrados no eDoc; e
     II - tramitados fisicamente, quando for o caso, para as unidades administrativas competentes.

     § 6° Os objetos tridimensionais devem ser fotografados digitalmente, sendo os respectivos arquivos digitais capturados no processo administrativo digital correspondente.

     Art. 7° Os procedimentos de anexação, apensação, desapensação e desmembramento de processos administrativos digitais, bem como de desentranhamento de documentos deverão ser registrados e, quando couber, justificados através de recursos específicos disponíveis no eDoc.

     Art. 8° Na eventualidade de interrupção do funcionamento do eDoc, fica suspensa, pelo período da intercorrência, nos termos do art. 67 da Lei nº 9.784, de 1999, a contagem dos prazos processuais, salvo os prazos estabelecidos em lei específica ou determinação de autoridade ou órgão competente.

     Art. 9° Os processos administrativos que foram autuados até o dia imediatamente anterior ao início de operação do eDoc serão tramitados em papel até seu encerramento definitivo, ressalvados os casos definidos em portaria do Diretor-Geral.

     § 1° A cópia digital autêntica do processo administrativo em papel poderá ser apensada ou anexada a um processo administrativo digital existente no eDoc.

    § 2° Na hipótese prevista no § 1°, a eliminação do documento original deverá respeitar o prazo específico previsto na tabela de temporalidade.

SEÇÃO IV
DAS RESPONSABILIDADES

     Art. 10. A Diretoria-Geral é o órgão supervisor do Sistema de Tramitação e Gestão de Processos Administrativos.

     Art. 11. O Centro de Documentação e Informação é o órgão responsável pelo Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de documentos, associado ao eDoc, e tem por competência:

     I - zelar pelo cumprimento dos princípios e métodos da gestão arquivística dos documentos e dos processos administrativos digitais, desde a produção até a destinação final;
     II - estabelecer e gerir os perfis de acesso para os grupos de usuários do eDoc;
     III - gerir as taxonomias utilizadas pelo eDoc, em especial o Plano de Classificação Funcional, o Tesauro da Câmara dos Deputados, os glossários e as listas;
     IV - definir e gerir os artefatos relacionados à arquitetura de informação do eDoc, em cooperação com as unidades administrativas competentes;
     V - definir e gerir os tipos documentais que irão compor os processos administrativos, em cooperação com as unidades administrativas competentes;

     Art. 12. Compete ao Centro de Informática:

     I - desenvolver, manter e promover a evolução do sistema eDoc conforme os requisitos e as regras de negócio definidos pelo Cedi;
     II - manter infraestrutura adequada à operação estável e segura do sistema eDoc, com disponibilidade e desempenho adequados às necessidades dos usuários, conforme estabelecido em Acordo de Nível de Serviço;
     III - adotar medidas destinadas a preservar a integridade dos dados do sistema eDoc, bem como dos registros de segurança e dos registros de auditoria das transações do sistema, conforme definido em Acordo de Nível de Serviço.

     Art. 13. Compete às unidades administrativas:

     I - solicitar, previamente, assistência técnica ao Centro de Documentação e Informação para autuar um processo cujo documento iniciador não tenha sido localizado;
     II - zelar pela qualidade e legibilidade das cópias digitais autênticas capturadas pelo eDoc;
     III - armazenar de forma adequada e organizada os documentos em suporte físico que originaram as cópias digitais, em conformidade com o Ato da Mesa n. 62/1985.

SEÇÃO V
DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS

     Art. 14. O Centro de Documentação e Informação, em conjunto com o Centro de Informática e demais unidades administrativas competentes, manterá estrutura de atendimento e orientação aos usuários do eDoc, durante sua implantação e consolidação.

     Art. 15. Os casos excepcionais serão decididos pela Diretoria-Geral.

     Art. 16. Portaria do Diretor-Geral regulamentará o disposto neste Ato.

     Art. 17. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

JUSTIFICAÇÃO

     O Sistema de Tramitação e Gestão de Processos Administrativos Digitais - eDoc substituirá os processos administrativos em papel, conhecidos na Câmara dos Deputados como "pastas rosa", e agregará uma série de vantagens que um ambiente virtual proporciona. Entre elas, a maior agilidade nos trâmites processuais, a economia na utilização de papéis e tintas para impressão e as pesquisas mais ágeis e específicas no inteiro teor dos documentos que compõem os processos.

     Além disso, o novel sistema possuí métodos bem definidos de captura, classificação, indexação, restrição de acesso, armazenamento e recuperação que garantem a qualidade da gestão documental e a integridade e a autenticidade dos processos administrativos digitais, em consonância com os princípios da gestão arquivística de documentos.

     O Ato da Mesa em tela também visa estabelecer as regras que devem ser observadas na implementação do eDoc, bem como definir o tratamento arquivístico a ser dado aos documentos digitais e digitalizados e indicar as responsabilidades das áreas envolvidas.

     Por fim, ao introduzir essa nova sistemática de tramitação e gestão de processos administrativos, a Câmara dos Deputados proporcionará maior transparência dos seus atos para o público interno e contribuirá para a gestão do conhecimento institucional.

     Sala de Reuniões, em 02 de dezembro de 2014.

HENRIQUE EDUARDO ALVES
Presidente

ANEXO ÚNICO
GLOSSÁRIO

     Acordo de nível de serviço: é um contrato escrito entre o fornecedor do serviço e o cliente deste serviço. O objetivo é estabelecer metas mensuráveis de desempenho a fim de se ter um entendimento comum da natureza e do nível de serviço desejado.

     Anexação: juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.

     Apensação: juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.

     Autuação: ação pela qual um documento passa a constituir um processo, independente de origem e suporte.

     Captura: incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística por meio de registro, classificação funcional e arquivamento.

     Classificação Funcional: organização dos documentos arquivísticos, com a atribuição de códigos, de acordo com o Plano de Classificação Funcional da Câmara dos Deputados.

     Ciclo de vida dos documentos: refere-se às sucessivas etapas pelas quais passam os documentos: produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação (guarda permanente ou eliminação).

     Cópia: imagem proveniente de digitalização de documento original, registrada no eDoc.

     Cópia digital autêntica: imagem proveniente de digitalização de documento original, registrada no eDoc e autenticada por servidor público ativo da Câmara dos Deputados.

     Desapensação: separação de documento ou processo juntado por apensação.

     Desentranhamento: retirada de peças de um processo, que pode ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.

     Desmembramento: separação de parte da documentação de um ou mais processos para formação de um novo processo.

     Documento arquivístico: informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida e recebida no decorrer das atividades da Câmara dos Deputados, que possui características e elementos constitutivos suficientes para servir de referência e/ou prova dessas atividades.

     Documento iniciador: aquele que, para dar curso a uma ação administrativa ou judicial, implica autuação de um processo ao qual serão juntadas outras peças.

     Documento digital: Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.

     Gestão arquivística: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

     Metadados: dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo.

     Minuta: versão preliminar de documento, sujeita à aprovação.

     Original: documento que contém os metadados necessários ao fim para o qual foi criado e com a aposição da assinatura de seu autor.

     Plano de Classificação Funcional: representação taxonômica das funções desenvolvidas na Câmara dos Deputados, estruturada em itens hierarquizados, nominados e acompanhados pelas respectivas notas explicativas.

     Processo: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.

     Processo administrativo digital: conjunto de documentos digitais e atos processuais organicamente acumulados no curso de uma ação administrativa na Câmara dos Deputados, cuja tramitação se dá por meios eletrônicos, prescindindo total ou parcialmente de documentos impressos em papel.

     Registro: procedimento que formaliza a captura do documento arquivístico no sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um identificador único e de outros metadados que descrevem o documento.

     Sistema de gestão arquivística: conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.

     Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos digitais ou não digitais, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios e métodos da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado.

     Suporte físico: base sobre a qual os conteúdos informacionais são registrados.

     Tabela de temporalidade: instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento ou o descarte de documentos.

     Tipo documental: documento com forma estabelecida pelas regras de negócio da Câmara dos Deputados para dar curso a uma ação administrativa ou judicial.

     Tramitação: curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. No sistema eDoc, uma ação de tramitação só é completa quando há o envio e o aceite do recebimento do documento ou processo.

Processo n. 128.605/2014

     A Mesa Diretora, em reunião realizada no dia 26 de novembro do corrente ano, resolveu, por unanimidade, baixar o Ato da Mesa nº 147, de 2014, que "dispõe sobre o Sistema de Tramitação e Gestão de Processos Administrativos Digitais - eDoc", conforme parecer do Relator, Deputado Márcio Bittar, exarado às fls. 18/26 do Processo n. 128.605/2014.

     Participaram da votação os Senhores Deputados:

     Henrique Eduardo Alves, Presidente; Arlindo Chinaglia, Primeiro-Vice-Presidente; Márcio Bittar, Primeiro-Secretário; Simão Sessim, Segundo-Secretário; Biffi, Quarto-Secretário; e Wolney Queiroz, Segundo-Suplente de Secretário.

     Sala de Reuniões, em 02 de dezembro de 2014.

HENRIQUE EDUARDO ALVES
Presidente