O DIRETOR-GERAL DA CÂMARA DOS DEPUTADOS, no uso das atribuições que lhe confere o art. 147, XV, da Resolução nº 20, de 30 de novembro de 1971, resolve:

     Art. 1° Esta Portaria estabelece os procedimentos a serem observados, quando for necessária a digitalização de processo administrativo em papel para tramitação pelo Sistema de Tramitação e Gestão de Processos Administrativos Digitais da Câmara dos Deputados (eDoc).

     Art. 2° Compete à Coordenação de Arquivo (Coarq), como órgão central do Sistema de Arquivos da Câmara dos Deputados, a definição, a atualização e a divulgação dos procedimentos operacionais para digitalização dos processos administrativos em papel e sua conversão para o meio digital.

     § 1° Os procedimentos operacionais para digitalização dos processos administrativos em papel e sua conversão para o meio digital devem observar as políticas arquivísticas e de preservação digital da Câmara dos Deputados e os princípios da integridade e confiabilidade dos documentos, da qualidade e legibilidade da imagem, da confidencialidade, da proteção de dados e da segurança da informação.

     § 2° A Coarq disponibilizará os formulários e estabelecerá as instruções para execução da digitalização objeto desta Portaria.

     Art. 3º A migração de processo administrativo do papel para o digital será feita por meio da digitalização e da autenticação dos documentos por servidor da Casa por intermédio do eDoc.

     Art. 4º A digitalização de que trata esta Portaria contempla exclusivamente o processo administrativo registrado no Sistema de Tramitação de Documentos (Sidoc) em que for constatada a necessidade de sua tramitação pelo eDoc, devendo ser realizada de acordo com os seguintes critérios:

     I - encerrar a tramitação do processo original no Sidoc de forma definitiva, sendo vedada a inserção de novos documentos no processo físico;

     II - contemplar todas as páginas e todos os volumes do processo original;

     III - autenticar os documentos por meio de assinatura digital baseada em certificação digital da ICP-Brasil, mediante código de identificação pessoal e senha ou por identificação biométrica, nos termos do art. 2º do Ato da Mesa nº 80/2016;

     IV - preservar o sigilo dos documentos com restrição de acesso;

     V - observar os demais procedimentos e padrões operacionais de digitalização estabelecidos e difundidos pela Coarq.

     Art. 5° Qualquer órgão ou unidade da Câmara poderá digitalizar processo administrativo sob sua carga, quando for necessária sua tramitação pelo eDoc, desde que observado o disposto nesta Portaria.

     § 1° Os órgãos e unidades da Câmara poderão solicitar o apoio do Centro de Documentação e Informação (Cedi) para digitalizar processo administrativo sob sua guarda, quando demonstrada a inviabilidade de fazêlo por conta própria.

     § 2° A digitalização de processo administrativo custodiado pela Coarq, na forma da Portaria nº 234/2017, será realizada pelo Cedi, desde que solicitado pela respectiva unidade transferidora, mediante o desarquivamento do processo físico, para instrução com formulário próprio de encerramento do seu trâmite e o início da tramitação digital pelo eDoc, observado o disposto no art. 4º desta Portaria.

     § 3° Quando o desarquivamento tiver como objetivo tão-somente a inclusão de novos documentos para o subsequente rearquivamento, sem, portanto, a necessidade de providências adicionais, a unidade ou órgão deverá fazê-lo no processo físico original.

     § 4° É vedada a inserção de novos documentos ou a realização da migração para o digital de processo físico, cujo acesso foi solicitado à Coarq apenas para consulta ou empréstimo, na forma do art. 6º da Portaria nº 234/2017.

     Art. 6° As imagens digitais correspondentes ao processo administrativo digitalizado deverão ser incluídas no eDoc por termo formal que estabeleça sua abertura, início da tramitação digital e encerramento do trâmite de seu correspondente em papel no Sidoc, cujo modelo será estabelecido pela Coarq.

     Art. 7° O processo administrativo original objeto da digitalização deverá ser transferido à custódia da Coarq, a fim de garantir sua proteção e preservação até a tramitação final do processo digital derivado, observados os procedimentos previstos na Portaria nº 234/2017.

     § 1° A Coarq disponibilizará formulário e fornecerá instruções para transferência de que trata este artigo.

     § 2° O processo administrativo digital derivado, que dará continuidade ao processo original no eDoc, terá a mesma classificação, temporalidade e destinação que seu antecessor.

     Art. 8° A Diretoria do Cedi apreciará os casos operacionais omissos.

     Art. 9° Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

CELSO DE BARROS CORREIA NETO
Diretor-Geral