O DIRETOR-GERAL DA CÂMARA DOS DEPUTADOS, no uso das atribuições que lhe confere o inciso XV do art. 147 da Resolução n° 20, de 30 de novembro de 1971,

     Considerando a necessidade de garantir condições adequadas de preservação e acesso ao patrimônio informacional da Câmara dos Deputados, em conformidade com o disposto nos incisos III e IV do art. 23 da Constituição Federal;

     Considerando a necessidade de evitar a redundância de dados e informações, assegurando a otimização constante das condições de acesso e recuperação da informação e a confiabilidade dos resultados apresentados;

     Considerando o disposto no Ato da Mesa n° 62, de 1985, quanto à avaliação e ao descarte de documentos arquivísticos; e

     Considerando o disposto no Ato da Mesa n° 15, de 1999, quanto às atribuições do órgão central e dos órgãos setoriais do Sistema de Arquivo da Câmara dos Deputados (Siarq-CD), RESOLVE:

CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS

     Art. 1° Compete à Coordenação de Arquivo (Coarq), como órgão central do Sistema de Arquivos da Câmara dos Deputados, descartar e supervisionar o descarte dos documentos que não apresentem valor permanente, obedecidos os critérios da avaliação e os prazos de guarda previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo (TTDA) vigente.

     §1° O registro formal das ações e procedimentos relacionados à execução desta norma será feito por meio dos seguintes documentos e formulários:

     I - Termo de Autorização de Descarte: formaliza o início do processo de descarte, a ser assinado pelo órgão custodiador e pelo órgão transferidor;

     II - Edital de Ciência de Descarte de Documentos: torna público o início da contagem do tempo para execução do descarte de documentos e processos;

     III - Listagem de Descarte de Documentos: relaciona os documentos e processos que serão descartados;

     IV - Termo de Descarte de Documentos: após o prazo estabelecido no edital, formaliza o descarte de documentos e processos, seja por eliminação, seja por cessão a outrem;

     V - Termo de Descarte de Documentos - Substituição de Suporte: relaciona os documentos e processos que foram eliminados após substituição por reprodução em microfilmes ou outra tecnologia legalmente aceita; e

     VI - Requerimento de Documentos em Fase de Descarte: formaliza a solicitação e/ou a cessão a outrem de documentos e processos em fase de descarte.

     § 2° Caberá à Coarq a criação, atualização e disponibilização dos modelos de documentos e formulários previstos no §1°.

     §3° Compete à Coarq garantir a publicidade dos documentos e formulários previstos no §1°, promovendo a transparência e o conhecimento dos procedimentos de descarte em andamento, por meio de sua publicação nos veículos de divulgação formais e de acesso público mantidos pela Câmara dos Deputados, observada a proteção de dados e informações com restrição de acesso.

     §4° A efetivação do descarte de documentos arquivísticos ocorrerá findo o prazo de 60 (sessenta) dias da publicação do Edital de Ciência de Descarte, exceto no que se refere ao previsto no art. 4º desta norma.

     Art. 2º O descarte poderá ser feito por:

     I - eliminação: destruição física ou lógica dos documentos, podendo ser por fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização, reformatação ou qualquer outra forma em que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida;

     II - cessão em atendimento à solicitação externa, conforme art. 11 deste ato.

     §1° A eliminação dos documentos ocorrerá, obrigatoriamente, sob supervisão de servidor lotado na Coarq.

     §2° A escolha do procedimento para a descaracterização dos documentos deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente, à proteção de dados e informações com restrição de acesso e à sustentabilidade.

     Art. 3° O procedimento de descarte será iniciado pela unidade administrativa com a custódia dos documentos arquivísticos, que deverá, com orientação técnica da Coarq:

     I - identificar e selecionar os documentos com prazos de guarda concluídos e com previsão de descarte conforme Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo vigente na Câmara dos Deputados;

     II - realizar a lavratura do Termo de Autorização de Descarte e os procedimentos para o encaminhamento dos documentos, observado o disposto no capítulo IV.

     § 1° Quando se tratar de acervo em fase corrente, a unidade administrativa custodiadora, uma vez cumpridas as orientações recebidas, deverá agendar com a Coarq a entrega dos documentos nas suas dependências, juntamente com o Termo de Autorização de Descarte devidamente preenchido e assinado.

     § 2° Quando se tratar de acervo em fase intermediária, sob a custódia da Coordenação de Arquivo, essa executará os procedimentos necessários ao descarte da documentação, e assinará, juntamente com representante da área transferidora, o Termo de Autorização de Descarte.

     § 3° São justificativas do órgão produtor para solicitar a suspensão de procedimento de descarte relativo aos documentos por ele transferidos:

     I - mudança da legislação que impactem nos prazos de guarda;

     II - processo de auditoria, sindicância, investigação judicial ou similares que estejam em andamento e que envolvam os documentos a serem descartados.

CAPÍTULO II
DESCARTE DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS ORIGINAIS SUBSTITUÍDOS

     Art. 4º. O descarte de documentos arquivísticos originais, após procedimentos de microfilmagem, ou uso de outra tecnologia legalmente aceita de substituição, obedecerá aos seguintes procedimentos:

     I - eliminação, no âmbito da Coarq, e nos prazos previstos na Tabela de Temporalidade;

     II - formalização por meio do formulário Termo de Descarte de Documentos - Substituição de Suporte;

     III - autorização pela Coarq, sem necessidade de confirmação do órgão produtor ou transferidor;

     IV - divulgação anual por relatório que sistematize todas as eliminações por substituição ocorridas no período.

CAPÍTULO III
ELIMINAÇÃO DE CÓPIAS

     Art. 5° As cópias de documentos, inclusive digitais, contemplando cópias de segurança e backups, não são consideradas documentos arquivísticos.

     Parágrafo único. A eliminação, nos órgãos de origem, de cópias, inclusive digitais, dos documentos arquivísticos, produzidas para fins de distribuição, leitura, e cujos originais se encontram nas dependências da Câmara dos Deputados, está isenta do preenchimento e assinatura de quaisquer termos de autorização.

CAPÍTULO IV
DESCARTE DE DOCUMENTOS DIGITAIS

     Art. 6º O descarte de documentos digitais armazenados em mídias móveis submete-se aos mesmos procedimentos que os demais documentos, visto que se dará por meio da destruição da mídia ou suporte de armazenamento.

     Art. 7° O descarte de documentos digitais armazenados em bancos e bases de dados ou em sistemas computacionais que não possuem funcionalidades arquivísticas de gestão documental integradas deverá ser realizado de acordo com o disposto nos incisos I e II do art. 3º, com os seguintes acréscimos:

     I - uma vez autorizada a eliminação pela Coarq, findo o prazo do Edital de Ciência de Descarte de Documentos, na hipótese de os registros estarem em sistemas informatizados cuja unidade requerente tem permissão de administrador, essa unidade deverá apagar as informações e documentos dos sistemas e registrar tal ação em Termo de Autorização de Descarte;

     II - caso a administração do sistema esteja a cargo da Diretoria de Inovação e Tecnologia da Informação (Ditec), uma vez cumprido o prazo do Edital de Ciência de Descarte de Documentos, a Coarq encaminhará o Termo de Autorização de Descarte à área competente para que, uma vez executada a ação, complemente o formulário com os dados sobre a eliminação realizada.

     § 1º O registro gerado em processos de backup dos dados eliminados não serão objeto de eliminação, senão no processo contínuo de atualização de backups, realizados pela Ditec.

     § 2º É de responsabilidade dos administradores dos sistemas verificar, em caso de restauração de backups, se dados já eliminados foram, eventualmente, recuperados e, em caso positivo, eliminar novamente os dados restaurados equivocadamente.

     § 3°. Os metadados dos documentos descartados também deverão ser eliminados dos respectivos sistemas informatizados, com exceção daqueles metadados necessários à recuperação de referência ao descarte dos documentos a que se referem.

     Art. 8º O descarte de documentos digitais armazenados em bancos e bases de dados ou em sistemas computacionais que possuem funcionalidades arquivísticas de temporalidade e destinação integradas e homologadas pela Coordenação de Arquivo seguirá os parâmetros do próprio sistema.

     Art. 9° O descarte de documentos digitais deve ser complementado com a sanitização dos dados e documentos replicados em discos rígidos, memórias de impressoras, scanners, multifuncionais, entre outros dispositivos similares, a fim de evitar sua recuperação irregular e indevida.

     Art. 10. Os documentos digitais incompletos, em forma de minuta ou em versões preliminares, não constituem documentos arquivísticos, podendo ser descartados a critério do órgão produtor.

CAPÍTULO V
REQUERIMENTO E CESSÃO DE DOCUMENTOS EM FASE DE DESCARTE

     Art. 11. Os interessados, no prazo definido no Edital de Ciência de Descarte, poderão requerer às suas expensas e mediante requerimento dirigido à Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo - Cadar, a retirada de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento de folhas de um processo.

     § 1° Essa solicitação deverá ser feita por meio do Requerimento de Documentos em Fase de Descarte em que conste, no mínimo, a identificação do interessado, e o(s) item(ns) da Listagem de Descarte de Documentos de seu interesse.

     § 2° Compete ao Presidente da Cadar autorizar ou rejeitar a cessão de documentos em fase de descarte, observando o disposto nos incisos a seguir, com recurso para a Comissão.

     I - Os documentos requeridos que tratem ou envolvam informações protegidas por sigilo legal, segredo de justiça e industrial, bem como outros assim definidos em legislação, não poderão ser replicados ou cedidos.

     II - Os documentos requeridos que tratem ou envolvam informações caracterizadas como pessoais só poderão ser entregues aos titulares ou seus procuradores devidamente identificados.

     § 3° A Cadar deverá apresentar ao requerente a justificativa para o não fornecimento de documentos considerando o disposto nesta norma e a oportunidade e a conveniência do atendimento à requisição, nos termos que regem a Administração Pública.

     § 4° Os documentos entregues deverão estar caracterizados como oriundos de procedimentos de descarte da Câmara dos Deputados.

     § 5° O fornecimento de cópias dos documentos arquivísticos a serem descartados sempre será realizado por meio digital.

     § 6° Será de inteira e exclusiva responsabilidade do requerente, no âmbito cível e penal, possível indenização por danos materiais ou morais decorrentes do uso dos documentos cedidos.

     Art. 12. O Diretor do Centro de Documentação e Informação apreciará os casos omissos.

     Art. 13. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

MAURO LIMEIRA MENA BARRETO
Diretor-Geral em exercício