O DIRETOR-GERAL DA CÂMARA DOS DEPUTADOS, no uso das atribuições que lhe confere o inciso XV do art. 147 da Resolução nº 20, de 30 de novembro de 1971, resolve:

CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS

     Art. 1º Compete à Coordenação de Arquivo (COARQ) do Centro de Documentação e Informação, na qualidade de órgão central do Sistema de Arquivos da Câmara dos Deputados (SIARQ-CD), conforme dispõem os arts. 4º, I, e 5º, X, do Ato da Mesa nº 15, de 18 de maio de 1999, receber, por transferência dos órgãos setoriais, os documentos ultimados com prazo de guarda previsto para a fase intermediária.

     Parágrafo único. Ao identificar documentos arquivísticos sem avaliação, a unidade produtora deverá solicitar à COARQ a elaboração de proposta de prazos de guarda e destinação a ser submetida à Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo - CADAR.

     Art. 2º Para os fins desta Portaria, consideram-se:

     I - acesso: possibilidade de consulta a documentos e informações, podendo ser, total ou parcialmente, por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo, de acordo com manifestação dos órgãos responsáveis;

     II - arquivos correntes: integrados por documentos da primeira idade ou fase ativa, que se vinculam aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos, sendo conservados nas respectivas unidades, para servirem ao desempenho de suas atividades e serem objeto de consulta frequente;

     III - arquivos intermediários: integrados por documentos da segunda idade ou semiativos, que, tendo cessada ou reduzida sua utilidade nas unidades onde se acumularam, continuam a oferecer perspectiva de uso eventual, por prazos variáveis, muitas vezes vinculados a questões legais;

     IV - arquivo permanente: integrado por documentos, que, por suas características intrínsecas ou conteúdo informativo, apresentam valor permanente de prova e evidência do passado, como testemunho do desempenho da organização Câmara dos Deputados, constituindo fonte de informação, planejamento e pesquisa;

     V - autoridade classificadora: autoridade com a atribuição legal de dispor sobre a classificação e desclassificação em grau de sigilo de informações e documentos produzidos pela instituição;

     VI - avaliação: conjunto de procedimentos pelos quais a COARQ e as unidades produtoras da Câmara dos Deputados propõem, na forma de Tabela de Temporalidade, o entendimento quanto à guarda e destinação de informações e documentos arquivísticos acumulados;

     VII - custódia documental: vinculada à localização física, corresponde à responsabilidade da unidade pela guarda e proteção dos documentos arquivísticos armazenados em suas dependências, independentemente do vínculo de propriedade;

     VIII - consulta: consiste no acesso aos documentos custodiados, realizado na área de trabalho da COARQ;

     IX - desarquivamento: retirada de documentos feita por solicitação da unidade transferidora para que estes voltem a tramitar, retornando à fase corrente;

     X - descarte: exclusão de documentos dos acervos arquivísticos da Câmara dos Deputados, após o término do seu prazo de guarda, de acordo com a destinação prevista na Tabela de Temporalidade, e após divulgação em Edital de Ciência de Descarte de Documentos;

     XI - documento arquivístico: informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida e recebida no decorrer das atividades da Câmara dos Deputados, que possui características e elementos constitutivos suficientes para servir de referência e/ou prova dessas atividades;

     XII - empréstimo: retirada de documentos para consulta ou referenciamento, com posterior devolução à Coordenação de Arquivo;

     XIII - recolhimento: passagem de documentos do arquivo corrente ou do arquivo intermediário para o arquivo permanente, por meio de registro formal em Guia de Recolhimento;

     XIV - Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo (TTDA): instrumento resultante da avaliação que, após aprovação da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, define os prazos de guarda, mudança de suporte, transferência e a destinação a serem adotados pela Câmara dos Deputados na gestão dos documentos arquivísticos;

     XV - transferência: passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, por meio de registro formal em Guia de Transferência.

     XVI - unidade produtora: órgão responsável pela atividade que originou o documento, processo ou informação;

     XVII - unidade transferidora: unidade responsável pelo preenchimento da Guia de Transferência e o envio dos documentos intermediários à custódia da COARQ, respondendo, em primeira instância, pela localização e o acesso do acervo transferido;

     XVIII - vínculo de propriedade: refere-se ao vínculo entre a unidade produtora e os documentos arquivísticos por ela acumulados (produzidos ou recebidos), sendo de sua responsabilidade conceder e, conforme o caso, autorizar que a unidade transferidora ou a COARQ dê acesso a essas informações, independentemente da custódia documental;

CAPÍTULO II
TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

     Art. 3º A transferência de documentos das unidades à COARQ implica apenas a passagem da custódia documental, permanecendo o vínculo de propriedade com a unidade produtora dos documentos transferidos.

     Art. 4º A Guia de Transferência (GT) é o instrumento formal de registro da transferência da custódia e da responsabilidade pela conservação, segurança, controle dos prazos de guarda e destinação dos documentos em fase intermediária à COARQ.

     § 1º A COARQ deve oferecer às unidades transferidoras orientação quanto à preparação dos documentos para a transferência e à elaboração da GT.

     § 2º Documentos e informações com restrição de acesso somente serão recebidos por transferência depois de atendidos os procedimentos de identificação e de acondicionamento estabelecidos pelas normas internas que dispõem sobre documentos e informações sigilosas.

     § 3º Os sistemas informatizados que registram e/ou gerenciam informações e documentos arquivísticos devem possuir funcionalidade para a produção de GT de acordo com orientações da COARQ, de modo a registrar essa ação entre os metadados dos documentos no sistema.

     § 4º Os documentos arquivísticos geridos por sistemas que ainda não disponham da funcionalidade de que trata o § 3º poderão ser transferidos à COARQ por meio de formulário de Guias de Transferência, observadas as demais orientações desta Portaria.

     Art. 5º Os documentos a serem transferidos à custódia da COARQ devem atender aos requisitos de gestão arquivística, sobretudo àqueles vinculados aos prazos de guarda e destinação previstos na tabela de temporalidade.

     § 1º Os documentos que não possuírem avaliação arquivística deverão permanecer sob a guarda da unidade produtora, enquanto o processo de avaliação solicitado à COARQ não estiver concluído e definidos os prazos de guarda e destinação do documento.

     § 2º Os documentos que sejam objeto de consulta constante, ainda que tenham esgotado o prazo previsto para manutenção na fase corrente, devem permanecer sob a custódia da unidade produtora, que deverá solicitar revisão da avaliação à COARQ.

     § 3º Caso seja necessário incluir novas peças, os processos administrativos transferidos e sob a custódia da COARQ precisarão ser desarquivados, sendo que apenas após novo arquivamento local se reiniciará a contagem do prazo para transferência.

     § 4º Às proposições legislativas arquivadas e transferidas à COARQ, apenas poderão ser incluídos documentos produzidos após a data do despacho de arquivamento caso sejam desarquivadas na forma e prazo previstos no Regimento Interno da Câmara dos Deputados.

     § 5º Compete exclusivamente à unidade transferidora a juntada ao processo de documentos produzidos antes do despacho de arquivamento da respectiva proposição legislativa, devendo, neste caso, solicitar os autos à COARQ, por empréstimo.

     § 6º À unidade transferidora, formalmente e no ato da transferência, é facultada a indicação de unidade produtora que deverá responder pelo acesso, desarquivamento e/ou empréstimo dos documentos transferidos na respectiva Guia de Transferência.

CAPÍTULO III
ACESSO

     Art. 6º O acesso aos documentos em fase intermediária custodiados pela COARQ é restrito à unidade transferidora e formalizado por meio dos procedimentos de empréstimo, desarquivamento ou consulta.

     § 1º As solicitações de consulta, empréstimo e desarquivamento são feitas por instrumentos próprios, assinados pelo representante da unidade transferidora ou da unidade produtora indicada na Guia de Transferência.

     § 2º Caso a unidade transferidora não seja a responsável pela informação objeto de requisição de acesso, essa deverá solicitar prévia autorização da unidade produtora do respectivo documento arquivístico.

     § 3º Na solicitação de empréstimo, desarquivamento ou consulta, a unidade transferidora deverá informar à COARQ o número da guia de transferência, bem como o número da caixa-arquivo ou de outro tipo de acondicionamento em que se encontra o documento arquivístico requerido.

     § 4º O titular da unidade que requerer o desarquivamento, empréstimo ou consulta, obedecido o estabelecido no § 3º, responsabiliza-se pela concessão de acesso e pela integridade do processo ou documento requerido até seu retorno à custódia da COARQ.

     § 5º Documentos e informações provenientes de órgão extinto terão os seguintes tratamentos para submissão de solicitações de acesso:

     I - se provenientes de órgão que teve evolução administrativa, as solicitações de acesso serão submetidas ao órgão sucessor em atribuições;

     II - se provenientes de órgão extinto sem órgão sucessor, as solicitações de acesso serão submetidas ao dirigente de unidade hierarquicamente superior àquela que transferiu o acervo à custódia da COARQ;

     III - quando se tratar de documentos ostensivos de Comissão Permanente extinta ou de subcomissão ou equivalente vinculados à Comissão Permanente extinta, ou ainda, de Comissão Temporária encerrada ou de subcomissão ou equivalente vinculados à Comissão Temporária encerrada, as solicitações de acesso serão submetidas ao Presidente da Câmara dos Deputados;

     IV - quando verificada a existência de documentos sigilosos acumulados por órgãos extintos que se enquadrem no inciso III, a solicitação de acesso deverá ser submetida à análise da Comissão Especial de Documentos Sigilosos, nos termos do art. 31 do Ato da Mesa nº 45, de 2012;

     V - se provenientes de subcomissão ou equivalente vinculados à Comissão Permanente ativa, as solicitações de acesso serão submetidas ao titular da respectiva Comissão.

CAPÍTULO IV
DISPOSIÇÕES FINAIS

     Art. 7º A COARQ dará prioridade no atendimento às solicitações dos órgãos transferidores quando decorrentes de demandas de órgãos de controle e de fiscalização ou sujeitas às regras da Lei de Acesso à Informação.

     Art. 8º A custódia intermediária na COARQ encerra-se com a destinação final dos documentos prevista em tabela de temporalidade, com seu descarte ou recolhimento ao arquivo permanente.

     § 1º A formalização do recolhimento dos documentos ao arquivo permanente da Câmara dos Deputados cessa o vínculo de propriedade com a unidade produtora.

     § 2º O acesso aos documentos recolhidos é de responsabilidade da Coordenação de Arquivo.

     Art. 9° Compete à COARQ a elaboração, atualização e disponibilização dos modelos de documentos e formulários que se façam necessários à execução dessa Portaria.

     Art. 10. Os casos omissos serão dirimidos pela Diretoria-Geral.

     Art. 11. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

     Em 11/10/2017.

LÚCIO HENRIQUE XAVIER LOPES
Diretor-Geral