O DIRETOR DA SECRETARIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 9º, III, a, e art. 10 da Portaria nº 233/2009 ,

RESOLVE:

     Art. 1º Constituir projeto com a finalidade de criar a Central de Eventos da Câmara dos Deputados na Secretaria de Comunicação Social - SECOM/COREP, em substituição ao Serviço de Eventos, na forma do Termo de Abertura anexo.

     Art. 2º A equipe do projeto será composta pelos seguintes servidores, sob a gerência do primeiro:

     Art. 3º O projeto deverá ser concluído no prazo de 6 meses a partir da data de publicação desta portaria.

     Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Em 15/02/2011.

SÉRGIO CHACON,
Diretor da SECOM.

Câmara dos Deputados
Termo de Abertura do Projeto
8/2/2011
Central de Eventos

1 - Objetivo do Projeto

Identificar e definir os recursos e demais necessidades para a criação da Central de Eventos da Câmara dos Deputados na Secretaria de Comunicação Social - SECOM/COREP, em substituição ao Serviço de Eventos.

2 - Justificativa do Projeto

Os eventos na Câmara dos Deputados constituem uma oportunidade de contato direto com o público e são usados intensivamente por todas as áreas da Casa: a administrativa, a técnico-legislativa e a cultural. Nem mesmo as novas mídias como a internet, as vídeo conferências e o celular fizeram arrefecer a demanda, ao contrário, a tecnologia moderna foi assimilada pelos organizadores e tornaram-se complementares ao evento, a mais antiga de todas as mídias.

Em 2008 foi demandado - somente à Coordenação de Relações Públicas\SECOM - o apoio a 550 eventos. Em 2009 o número subiu para 639 eventos. Os Serviços prestados pela COREP/Serviço de Eventos são: agendamento de espaços, cerimonial e locução, emissão de convites oficiais, ferramenta para inscrições, receptivo e montagem dos espaços com mobiliário. São fornecidos via contratos terceirizados: arranjos florais, tradução de línguas estrangeiras, interpretação de libras e alimentação. Também cabe à COREP o contato com as outras áreas da Casa para o fornecimento de serviços e equipamentos de informática, de sonorização e projeção, de copa, de segurança e de atendimento médico de emergência.

Um dos maiores problemas para a realização de eventos na Câmara é a pulverização de atribuições e de competências, o que torna as ações de trabalho descoordenadas, repetitivas e burocratizadas, comprometendo a eficiência e a eficácia dos serviços prestados. Agravado pela morosidade dos trâmites administrativos atuais, o processo perpassa diversas áreas sem uma ação direcionada que acompanhe a produção do evento do início ao fim, envolvendo-o de identidade corporativa e de racionalidade. Atualmente os eventos realizados não são avaliados e não se sabe o grau de efetividade ou os custos dispensados.

No atual Serviço de Eventos da Coordenação de Relações Públicas é perceptível a sobrecarga de funções sobre poucos servidores sem perspectivas de crescimento na carreira. Boa parte da equipe é formada por profissionais investidos em cargos de natureza especial, requisitados de outros órgãos, ou estagiários. A equipe é composta por seis servidores efetivos, cinco CNE's, duas estagiárias e dois profissionais terceirizados para movimentação de mobiliário e materiais. Isso explica o êxodo dos servidores, relações públicas ou de outra formação, para áreas da casa com melhor oferta de crescimento profissional e de carreira.

Este projeto destina-se a identificar os recursos necessários e sugerir forma de atuação para uma Central de Eventos na Câmara dos Deputados e se integra a dois projetos já em andamento na mesma área: o de mapeamento e modelagem de processos e o de informatização do agendamento e da execução de eventos. Com essas três ações estratégicas pretende-se enfrentar a situação descoordenada em que se encontra a gestão de eventos na casa.

O papel da Central será padronizar demandas, orientar a utilização dos espaços de acordo com a legislação interna, instruir sobre a pertinência do evento, do material e dos serviços demandados, tornar célere o trâmite das solicitações, integrar ações, gerir o MIX de comunicação para eventos na SECOM ( peças promocionais, divulgação na mídia interna).

A Central deverá assegurar a gestão dos eventos na Casa baseada em legislação interna, propor alterações, solicitar os serviços e a instrução técnica de outras áreas, propor reformas e aprimoramento dos auditórios, das ferramentas, das tecnologias, dos equipamentos e do mobiliário de eventos. Deverá desenvolver e gerenciar parcerias, criar processos integrados para agilizar a realização de eventos na Câmara.

Os serviços prestados pela Central às diversas áreas da casa que utilizam o evento como instrumento de comunicação dirigida deverá ser: agendamento dos espaços, instrução da solicitação, assessoria e planejamento de eventos, planejamento e coordenação de eventos para a Diretoria Geral e para a Presidência, instrução sobre a pertinência dos eventos, dos serviços e do material solicitado, acompanhamento do desenvolvimento e da entrega de peças promocionais, acompanhamento e montagem dos eventos.

O envolvimento da Central de Eventos da Câmara dos Deputados com o evento (objeto desse projeto) deverá variar de acordo com a natureza, tamanho e objetivo do mesmo. O evento aqui usado como estratégia de comunicação dirigida é aquele planejado de forma a promover a discussão em torno de políticas públicas, projetos de lei, ou produtos sociais desenvolvidos pela Câmara. A Central deverá tirar proveito desses eventos na intenção de estabelecer maior proximidade e interação entre os grupos sociais e a Câmara dos Deputados. O efeito esperado é tornar a Instituição mais conhecida do público e ainda mais transparente.

Eventos de natureza essencialmente técnica, do Departamento de Comissões ou das áreas administrativas (sessões plenárias, audiências públicas, reuniões de trabalho) ou, de interesse exclusivo dos gabinetes e bancadas (reuniões de blocos parlamentares, alguns lançamentos de campanhas e Frentes) não serão consideradas objeto de trabalho ou de implantação desta central de eventos.

Dessa forma, conclui-se que a Central de Eventos para que seja gerenciada e preste serviços com excelência, demandará um corpo técnico qualificado e em quantidade apropriada. Necessitará de investimentos em servidores de nível superior - especialmente relações públicas - para o gerenciamento do setor. Também é imprescindível a chegada de servidores de nível médio para os serviços de apoio e execução das rotinas dessa gestão de eventos. A terceirização de profissionais para a execução das rotinas de apoio deverá ser considerada se o número de servidores de nível médio direcionados para a Central não for o suficiente.

O espaço físico também deverá ser revisto uma vez que toda equipe deverá atuar no mesmo local, para melhor aproveitamento da comunicação.

3. Produtos esperados (pode ser um bem ou serviço, gerando ou não um novo processo)

4. Gerência

 5.Identificação preliminar das partes interessadas no Projeto

Presidência e Mesa Diretora
Diretoria Geral/APROGE
SECOM/COREP/CORDI
CENIN
DETEC/COAUD/CAED
DEPOL
DECOM
DEMED
ESPAÇO CULTURAL

6. Premissas

7. Restrições

8. Previsão de prazo para o Projeto
Prazo estimado do Projeto

9. Previsão do custo total do Projeto
Valor estimado do custo total do Projeto

10. Identificação preliminar de riscos

11. Previsão de Impactos Ambientais

12. Objetivos Estratégicos aos quais o Projeto se vincula

13. Autorizações