O DIRETOR-GERAL DA CÂMARA DOS DEPUTADOS, no uso das atribuições que lhe confere o art. 147, item XV, da Resolução nº 20, de 30 de novembro de 1971,

RESOLVE:

     Art. 1º Constituir programa estratégico corporativo Gestão Administrativa com a finalidade de aperfeiçoar e integrar o planejamento orçamentário, o processo de aquisição de bens e serviços e a gestão de contratos, na forma do Termo de Abertura anexo.

     Art. 2º Designar os seguintes servidores para a gerência e gerência substituta do programa:

     Art. 3º O programa deverá ser concluído no prazo de 36 meses a partir da data de publicação desta portaria.

     Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Em 15/03/2010.

SÉRGIO SAMPAIO CONTREIRAS DE ALMEIDA,
Diretor-Geral.

GESTÃO ADMINISTRATIVA

1. Objetivo do Programa
Aperfeiçoamento e integração do planejamento orçamentário, do processo de aquisição de bens e serviços e da gestão de contratos. Serão implementadas ações que levem ao aumento da eficiência e à transparência da área administrativa como a redução do tempo de tramitação do processo, eliminação de passos redundantes, automação de atividades, otimização de recursos humanos e materiais e divulgação de informações administrativas nos portais da intranet e da internet da Câmara dos Deputados.

2. Justificativa do Programa
A gestão administrativa envolve processos relacionados ao planejamento e gestão orçamentária, aquisição de bens e serviços, gestão de contratos, suprimento de materiais de consumo e permanente e alienação desses bens.
Nos últimos anos, as atividades relacionadas a esses processos têm sido prejudicadas pela dificuldade do órgão em elaborar o seu planejamento orçamentário, pela morosidade nas aquisições de bens e serviços, por problemas enfrentados durante a gestão do instrumento contratual e pela inexistência de informações gerenciais que possam ajudar o gestor na tomada de decisão. Em estudo realizado no segundo semestre de 2008, constatou-se que o tempo médio de tramitação dos processos de aquisição com o uso do Pregão, desde a criação do processo até a data de assinatura do contrato, foi de 287 dias no primeiro semestre de 2008. Outro valor que impressiona é a quantidade de trâmites desses processos. Em média, tais processos tramitaram 60 vezes. Mas quais as razões que levam a valores tão altos? Falta de planejamento, problemas relacionados ao desconhecimento técnico e jurídico do servidor para especificar um material ou serviço, ausência de padrões para elaborar um termo de referência, dificuldade em estimar preço e trâmites desnecessários do processo explicam em grande parte essa ineficiência do processo de aquisição na Câmara dos Deputados.
Para alterar esse quadro é essencial que a Casa opte por uma administração baseada em gestão por processos, onde as decisões passarão a ser tomadas em função dos resultados de monitoramento dos processos por meio de indicadores de desempenho. A implementação dessa gestão passa pelo mapeamento e modelagem do processo, quando são identificadas as oportunidades de melhorias e de automação. Nesse trabalho é importante que haja a integração dos processos de planejamento e gestão orçamentária com os de aquisição e de gestão de contratos para o aperfeiçoamento das atividades dessas áreas. Outro ponto que necessita ser realçado é a necessidade de capacitar os especificadores e os fiscais de contrato para o bom desempenho de suas tarefas. Além dessas medidas, é importante que se crie um banco de dados da área administrativa da Casa para geração de informações gerenciais, que ajudarão os gestores na tomada de decisão. A implantação de tais medidas possibilitará, em futuro próximo, modernizar as atividades relacionadas ao planejamento, à aquisição e à contratação na Câmara dos Deputados.

3. Produtos esperados (obs: Os prazos estimados consideram o tempo necessário para conclusão dos produtos dentro de uma alocação de recursos humanos ideal, sendo que as atividades referentes aos produtos não necessariamente iniciarão simultaneamente.)

Descrição
Documento contendo processo de aquisição modelado com as oportunidades de melhoria e automação possível. Criação do portal "Gestão Administrativa" na Intranet da Câmara contendo informações e funcionalidades relacionadas ao planejamento e gestão orçamentária, aquisição de bens e serviços, gestão de contratos, autorização de despesa, recebimento e liquidação da nota fiscal, catálogo de material e serviço, cadastro de fornecedor, patrimônio, almoxarifado e alienação. Esse produto está diretamente relacionado ao projeto "Portal Corporativo", que tem como objetivo transformar a Intranet da Câmara dos Deputados em ponto central de acesso a informações e serviços, favorecendo a comunicação interna, o trabalho colaborativo e a disseminação do conhecimento.

Planejamento e Gestão Orçamentária
Sistema de execução orçamentária
Normativo contendo as responsabilidades do órgão central (DEFIN) e das UGR (unidades gestoras) usuárias, calendário, instituição e atribuições do Conselho Gestor, etc.
Manual do usuário do Sistema de Planejamento e Gestão Orçamentária
Elaboração do curso "Planejamento e Gestão Orçamentária"

Desenvolvimento da Versão 2.0 do SIGMAS
Implementação das oportunidades de melhoria do processo de aquisição, tendo como base o relatório final do projeto "Sistematização do processo de aquisição"
Manual de Aquisições integrado ao SIGMAS 2.0
Manual do usuário do SIGMAS 2.0
Elaboração do curso "Aquisição de bens e serviços"

Aperfeiçoamento da Gestão de Contratos
Manual de fiscal de contratos
Layout de página na intranet para fiscais de contratos e modelos de consultas e relatórios vinculados ao SIGMAS (formato eletrônico: Word e/ou PowerPoint)
Documento descritivo e sistematizado contendo: os procedimentos e rotinas sugeridos para a gestão de contratos; comparação com os procedimentos e rotinas atuais; e indicação das ferramentas e dos meios necessários
Documento descritivo contendo a identificação dos contratos que podem ser migrados para o modelo de terceirização de serviços e as condições para a migração
Documento descritivo e sistematizado contendo o detalhamento e a definição das métricas de qualidade sugeridas para os contratos de serviços
Relatório da implantação das medidas sugeridas
Registro das ocorrências verificadas pelo fiscal de contrato no Sistema de Gestão de Material e Serviço (SIGMAS) Emissão da Ordem de Serviço pelo fiscal de contrato
Automatização das rotinas referentes à prorrogação e renovação de contrato (formulário de provocação)
Implantação de funcionalidades referentes aos terceirizados (categorias funcionais, quantidade, etc)
Implantação de funcionalidades referentes ao valor mensal do contrato

4. Gerência

5. Identificação preliminar das partes envolvidas no Programa
Primeira-Secretaria
Diretoria-Geral
Diretoria Administrativa
Departamento de Material e Patrimônio
Departamento de Finanças, Orçamento e Contabilidade
Centro de Documentação e Informação
Centro de Informática
Assessoria de Projetos e Gestão
Órgãos que necessitam adquirir algum material ou serviço na Câmara

6. Premissas
Haverá recursos humanos no Centro de Informática para a criação do portal "Gestão Administrativa".
Haverá apoio da Diretoria-Geral, da Diretoria Administrativa, do Departamento de Finanças, Orçamento e Contabilidade, do Centro de Informática, do Departamento de Material e Patrimônio, da Assessoria Técnica e do Centro de Documentação e Informação para o desenvolvimento do projeto.
Apresentação do documento contendo o processo de aquisição modelado com as oportunidades de melhoria e automação possível.
O Sistema de Planejamento e Gestão Orçamentária (SIORC) será integrado ao Sistema de Gestão de Material e Serviço (SIGMAS).
Haverá patrocínio superior no sentido de conseguir adesão das UGR's à nova sistemática de planejamento e gestão orçamentária.
Será adotado um catálogo de material e serviço único. Atualmente o SIGMAS utiliza dois catálogos de material e serviço.
Haverá apoio do Centro de Informática para produzir informações gerenciais para a área administrativa.

7. Restrições
Percebe-se, de forma clara, a limitação de recursos humanos no Centro de Informática com relação à área administrativa da Casa. Se esse quadro não for alterado, dificilmente as metas serão alcançadas no prazo estipulado.

8. Previsão de prazo para o Programa
Prazo estimado do Programa
Março de 2013.

9. Previsão do custo total do Programa
Valor estimado do custo total do Programa
Os custos referentes aos recursos de tecnologia da informação estão contemplados no programa "Infraestrutura e Serviços de Tecnologia da Informação".

10. Identificação preliminar de riscos

11. Previsão de Impactos Ambientais
A simplificação dos procedimentos e rotinas e a diminuição da quantidade de trâmites dos processos podem permitir a redução dos custos processuais, incluindo o consumo de papel de impressão.

12. Objetivo Estratégico ao qual o Programa se vincula

13. Equipe de planejamento do Programa

14. Autorização Autorizo o prosseguimento do Programa proposto neste Termo de Abertura condicionado ao processo de avaliação das etapas posteriores (Declaração de Escopo, Estrutura Analítica do Programa, Análise de Riscos e outras cabíveis).

Em 15/03/2010.

RÔMULO DE SOUSA MESQUITA,
Diretor Administrativo - Patrocinador.