O DIRETOR-GERAL DA CÂMARA DOS DEPUTADOS no uso de suas atribuições que lhe confere o art. 147, inciso XV, da Resolução nº 20 , de 30 de novembro de 1971,

RESOLVE:

Baixar as seguintes instruções, visando a uniformização de procedimentos e a observância de tratamento adequado quanto à informação e constituição dos processos relativos a assuntos administrativos:

1 - Não se dará andamento a processo que não tenha sido previamente numerado na Seção de Protocolo-Geral, salvo se expressamente declarado no documento que ele se destina a inclusão em determinado processo já existente.
2 - A anexação de um processo a outro se efetuará mediante a elaboração de "Termo de Anexação de Processo" cujo original os integrará, devendo uma cópia do termo ser remetida à Seção de Protocolo-Geral, para ajuste dos registros. Far-se-á a indicação da anexação na capa do processo principal.
3 - A desanexação de processos, assim como a retirada de documentos de um processo, se fará mediante a elaboração de "Termo Desanexação de Processo" ou de "Termo de Desanexação de Documento", conforme seja o caso, cujos originais integrarão os processos respectivos, remetendo-se cópias suas à Seção de Protocolo-Geral. Tratando-se de desanexação de processo far-se-á a indicação respectiva na capa do processo principal.
4 - As cópias de documentos serão autenticadas pelo órgão que as incluir em processo, mediante aposição da expressão "confere com o original", ou equivalente, data, assinatura e identificações.
5 - Cada vez que incluir folha no processo o servidor a numerará, ao alto e à direita, com a sua rubrica, e a autuará mediante a colocação, nela, do número do processo. No caso de reorganização de processo, renumerar-se-ão as folhas, com a rubrica do reorganizador, cancelando-se a paginação anterior.
6 - Para evitar que os processos fiquem mais volumosos do que o necessário, serão aproveitadas, tanto quanto possível, para colocação dos despachos e informações, as folhas já existentes, nos seus anversos e versos, respeitada a cronologia.
7 - As lacunas, os claros, as partes em branco, as áreas consideráveis não aproveitadas de cada folha, antecedendo o último despacho lançado, serão inutilizadas com riscos oblíquos ou por outros meios apropriados, tanto nos anversos como nos versos.
8 - Os documentos de tamanho menor do que o das folhas do processo serão colados em folhas de dimensões a elas correspondentes.
9 - As informações relativas a um assunto deverão ser dadas no mesmo processo que dele trata, evitando-se de constituir para tanto novo processo, ou de arquivar o original e dar andamento por cópia.
10 - O desmembramento de assuntos de um processo se fará mediante a constituição de tantos processos quantos necessários, não pela multiplicação de cópias do processo, mas pela elaboração de "Termo de Destaque" para cada assunto desmembrado. O "Termo de Destaque" dará início ao processo por ele criado, que obterá número na Seção de Protocolo-Geral, ficando cópia de tal termo no processo desmembrado. O termo conterá o número do processo desmembrado e as indicações claras e precisas do seu objetivo. Cada destaque poderá ser instruído com cópias de documentos do processo original de que se necessite para boa informação e orientação do assunto.
11 - Quando encapados, os processos devem ter perfuradas e presas as suas folhas por trespasse de colchete, não por grampo.
12 - Todas as movimentações dos processos serão comunicadas à Seção de Protocolo-Geral pelo órgão remetente, para que aquela mantenha os controles em dia, refletindo a real situação dos andamentos.

Em 25/10/78.

JOSÉ FERREIRA DE AQUINO,
Diretor-Geral