O DIRETOR DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO, no uso das atribuições que lhe conferem o item XXVI do art. 253, da Resolução nº 20/71 e o art. 20 do Ato da Mesa nº 62/85 , com a finalidade de definir os princípios e critérios gerais da Arquivística que deverão orientar o trabalho da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo - CADAr - criada pelo art. 14 do Ato da Mesa acima citado, expede a seguinte Instrução Normativa:

     Art. 1º A avaliação consiste na análise e fixação do destino final dos documentos produzidos e recebidos pela Câmara dos Deputados, em caráter oficial, através de seus membros, comissões e demais unidades organizacionais, no desempenho de suas funções.

     Art. 2º A avaliação baseia-se no conceito de que documentos de Arquivo são inicialmente utilizados como instrumento de trabalho e de apoio à administração e, posteriormente, selecionados e preservados como fonte de informação e pesquisa.

     Art. 3º A avaliação de documentos de arquivo tem por objetivos:

      I - reduzir a massa documental acumulada nos arquivos, sem prejuízo das informações;
      II - determinar o ciclo de vida útil dos documentos, identificando os conjuntos a serem eliminados a curto, médio e longo prazo;
      III - resguardar a segurança dos conjuntos documentais a serem preservados em caráter permanente.

     Art. 4º O conteúdo, a finalidade e a perspectiva de uso constituem fatores essenciais à análise e avaliação dos documentos e à identificação de seus valores primários e secundários, que justificarão sua guarda temporária ou permanente.

      Parágrafo único - Na definição dos valores dos documentos, a autoridade administrativa responderá pelos valores primários e a autoridade arquivística, pelos valores secundários.

     Art. 5º Valores primários, que se prendem à própria razão de ser do documento, serão fixados segundo sua perspectiva de uso e assim considerados:

      I - valor administrativo, atribuído em função da característica do documento, como instrumento de trabalho quando no desempenho das atividades-fim e atividades-meio da Casa, como suporte de informação e do fluxo burocrático;
      II - valor jurídico ou legal, atribuído em função da característica do documento, como prova no reconhecimento de direitos de terceiros ou da própria Casa, prende-se a prazos prescricionais relativos à atividade a que dizem respeito ou ao direito que testemunham;
      III - valor fiscal, atribuído em função da comprovação de operações financeiras e de atos vinculados à receita e despesa, regulados pelas normas dos sistemas orçamentário e financeiro;
      IV - valor operacional, atribuído a documentos de uso restrito das unidades administrativas e que se destinam apenas a facilitar operações rotineiras;
      V - valor técnico, atribuído a documentos de natureza especializada, existentes em arquivos técnicos de engenharia, medicina e outros.

     Art. 6º Valores secundários, vinculados à utilização dos documentos como fonte de planejamento, pesquisa e informação futura, no interesse do próprio órgão e de terceiros, classificam-se em histórico-probatório, informativo e histórico-intrínseco, e são assim considerados:

      I - apresentam valor histórico-probatório os documentos que retratam a origem, organização, reestruturação, desempenho e evolução do órgão.
      II - apresentam valor informativo os documentos que contam dados sobre pessoas, coisas e fatos, necessários à reconstituição histórica, planejamento e pesquisa.
      III - apresentam valor histórico-intrínseco os documentos associados a personalidades e fatos significativos, independentemente de outros aspectos.

     Art. 7º A preservação dos documentos de valor informativo será analisada segundo os princípios da unicidade e da forma, que dizem respeito tanto à informação como ao documento, sendo assim considerados:

      I - Unicidade da informação - quando mais de uma fonte contém a mesma informação, preserva-se geralmente a que a contenha sob a forma mais completa e de mais fácil utilização, atentando-se para a recapitulacão dos dados.
      II - Unicidade do documento - quando o documento é produzido em mais de uma via, preserva-se apenas uma delas, observado, neste caso, o princípio da forma.
      III - Forma da informação - refere-se ao grau de concentração da informação na espécie documental em processo de análise: se intensa - muitos dados sobre poucas pessoas, coisas ou fatos; se extensa - poucos dados sobre muitas pessoas, ou diversificada - muitos dados sobre matérias diversas.
      IV - Forma do documento - refere-se ao seu aspecto físico ou ao método adotado em sua acumulação, fatores que determinam a facilidade de consulta, manuseio e recuperação de informações e que justificam a preservação de determinada via. A ocorrência de mais de uma via formando séries independentes, ordenadas com base em elementos distintos, pode conduzir à preservação de mais de uma via do mesmo documento.

     Art. 8º A determinados conjuntos, volumosos, de caráter rotineiro e repetitivo, se aplicará a seleção por amostragem, que consiste em preservar partes do todo, suficientes para revelar como se processaram determinadas operações e para oferecer elementos adequados ao estudo de fatos sociais, econômicos e outros.
A amostragem se dará por:

      I - seleção de exemplares, considerando a evolução dos procedimentos administrativos, ao longo dos anos;
      II - amostragem qualitativa, considerando os documentos mais significativos de um conjunto;
      III - amostragem pelo método sistemático ou seqüencial, cronológica, alfabética, numérica ou topográfica, aplicável a conjuntos de documentos que apresentem as mesmas características, consistirá na preservação de conjuntos documentais relativos a determinado período ou intervalo de anos, a letras do alfabeto, a números ou a regiões, estados ou municípios, representativos do todo;
      IV - amostragem pelo método estatístico aleatório simples, considerando as séries numéricas homogêneas e individualizadas, quando todas as unidades oferecem idêntica probabilidade de representar o todo, no conjunto amostral.

     Art. 9º A avaliação de documentos, realizada a partir do levantamento da rotina documental, poderá concluir por recomendações que visem a racionalização dos documentos, através da supressão de registros e de cópias desnecessárias, compactação das informações, adequação do papel, formulários, registros, dos métodos de classificação, de arquivamento e da necessidade de formação de séries específicas.

     Art. 10. A avaliação envolverá a produção documental na sua totalidade, e não o exame de peças isoladas, sendo fundamental a análise do contexto em que se inserem e de inter-relação existente entre os diversos conjuntos documentais, entre os documentos de uma mesma função ou atividade, entre os que definem política de ação e os operacionais, produzidos nos vários níveis de Administração, no desempenho de suas funções.

     Art. 11. Até que se conclua a avaliação de toda a produção documental da Câmara dos Deputados, toda informação será preservada e considerada de interesse, respeitados os critérios da unicidade e da forma.

      Parágrafo único - A avaliação dos documentos de arquivo se pautará pela objetividade, evitando-se o critério da importância, em face da subjetividade de que se reveste.

     Art. 12. Os documentos de arquivo da Câmara dos Deputados, anteriores a 1946, não serão submetidos à avaliação prevista neste ato e serão considerados de guarda permanente.

     Art. 13. A avaliação do acervo arquivístico concluirá, ainda, pela identificação dos conjuntos ou séries que devam ser submetidas à microfilmagem de segurança, para resguardar os originais de possíveis danos e extravios, bem como à microfilmagem de substituição, com vistas à eliminação dos respectivos originais e recuperação de espaço.

Brasília, DF, 2 de dezembro de 1986.

ARISTEU GONÇALVES DE MELO
Diretor Centro de Documentação e Informação.