A MESA CÂMARA DOS DEPUTADOS, no uso de suas atribuições,

RESOLVE:

     Art. 1º Fica instituído o Sistema de Arquivo da Câmara dos Deputados - SIARQ-CD, integrante do Sistema de Arquivo do Poder Legislativo e do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, conforme disposto no § 1º, do art. 17, da Lei nº 8.159 , de 08.01.1991.

     Art. 2º São objetivos gerais do Sistema:

      I - assegurar o controle e a organização dos documentos produzidos e recebidos pelas várias unidades organizacionais da Câmara dos Deputados, no desempenho de suas funções administrativa e legislativa;
      II - zelar pela preservação do patrimônio arquivístico da Câmara dos Deputados;
      III - controlar o acesso aos documentos de caráter arquivístico, obedecidos os critérios de sigilo, de acordo com a legislação vigente;
      IV - promover a divulgação dos acervos arquivísticos.

     Art. 3º Consideram-se integrantes do patrimônio arquivístico todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, independente do suporte, acumulados no decurso das atividades de cada unidade organizacional da Câmara dos Deputados.

     Art. 4º Integram o SIARQ-CD:

      I - Órgão Central - a Coordenação de Arquivo - COARQ, do Centro de Documentação e Informação - CEDI, da Câmara dos Deputados;
      II - Órgãos setoriais - as unidades organizacionais integrantes da estrutura administrativa da Câmara dos Deputados, responsáveis por atividades de gestão de documentos em fase intermediária, quais sejam: os Serviços de Administração, as Seções Administrativas e demais unidades com atribuições similares;
      III - Órgãos detentores dos arquivos correntes - as unidades organizacionais encarregadas do conjunto de documentos vinculados aos objetivos imediatos do setor;
      IV - Protocolo Central - Seção de Protocolo-Geral, da Coordenação de Comunicações;
      V - Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo - CADAR;
      VI - Comissão Especial de Documentos Sigilosos - CEDOS.

     Art. 5º São atribuições básicas do Órgão Central:

      I - elaborar, propor e manter atualizada, a política arquivística para o tratamento dos documentos da Câmara dos Deputados;
      II - manter intercâmbio de informações e procedimentos arquivísticos com os demais órgãos integrantes do Sistema de Arquivo do Poder Legislativo Federal;
      III - promover a articulação entre os órgãos integrantes do SIARQ-CD;
      IV - acompanhar os métodos e rotinas de trabalho, bem como fluxos administrativos desenvolvidos pelos integrantes do SIARQ-CD, com vistas ao controle da produção documental;
      V - propor a política de uso e a disciplina de acesso aos documentos;
      VI - apresentar as propostas de avaliação e atualização dos documentos com vistas a determinar sua destinação final, elaborando o Plano de Destinação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade;
      VII - descartar e supervisionar o descarte dos documentos que não apresentem valor permanente, obedecidos os critérios da avaliação;
      VIII - supervisionar e coordenar a execução das tarefas relativas aos arquivos correntes e intermediários na origem, assegurando o cumprimento das normas e da metodologia arquivística;
      IX - arranjar e descrever os documentos escritos, sonoros, fotográficos, fílmicos e outros, recolhidos ao arquivo permanente, para controle, recuperação e disseminação das informações;
      X - receber, por transferência dos órgãos setoriais, os documentos ultimados, com prazo de guarda previsto para a "Fase intermediária - COARQ";
      XI - articular-se com os órgãos responsáveis pela preservação dos documentos, acompanhando suas atividades junto aos acervos;
      XII - planejar, em cooperação com os órgãos setoriais, as atividades operacionais relativas aos arquivos corrente e intermediário na origem, visando estabelecer a necessidade de instalações, equipamentos, material em geral e pessoal;
      XIII - prestar assistência técnica a todos os órgãos da Câmara dos Deputados, nos assuntos relativos aos arquivos setoriais e correntes;
      XIV - elaborar e atualizar, quando necessário, o Plano de Classificação dos Documentos de Arquivo;
      XV - manter atualizada a tabela de termos controlados para a abertura de processos;
      XVI - elaborar, em conjunto com a Assessoria Técnica da Diretoria-Geral, propostas de aperfeiçoamento dos formulários e de sua circulação na Câmara dos Deputados;
      XVII - promover a divulgação do acervo arquivístico por meio dos veículos de comunicação oficial da Câmara dos Deputados, da disseminação dos instrumentos de pesquisa, da publicação de trabalhos de valor cultural ou histórico e da organização de exposições;
      XVIII - promover, em articulação com o Centro de Formação, Treinamento e Aperfeiçoamento - CEFOR, o treinamento em arquivo e a reciclagem dos servidores da Câmara dos Deputados, que atuam em áreas ligadas ao assunto;
      XIX - realizar a atualização da metodologia de arquivo por meio de intercâmbio com órgãos no País ou no exterior.

     Art. 6º No âmbito do SIARQ-CD, são atribuições básicas dos órgãos setoriais:

      I - manter articulação com o Órgão Central, objetivando a padronização dos procedimentos relativos ao tratamento técnico a ser aplicado aos documentos;
      II - transferir seus documentos ao Órgão Central, de acordo com as normas vigentes e com a observância dos prazos estipulados na Tabela de Temporalidade;
      III - proceder ao registro, classificação e indexação dos documentos oficiais produzidos e recebidos pela Casa;
      IV - controlar o trâmite e recuperar as informações dos documentos em curso;
      V - prestar informações, quando solicitados, ao Órgão Central do Sistema acerca das atividades desenvolvidas;
      VI - responsabilizar-se pela organização e guarda dos documentos nas respectivas áreas;
      VII - atender as requisições e controlar empréstimos de documentos e dossiês, nas respectivas áreas;
      VIII - receber, dos órgãos detentores dos arquivos correntes, os documentos de fase intermediária;
      IX - selecionar os documentos a serem transferidos ao Órgão Central, de acordo com os critérios de avaliação aprovados, e proceder à elaboração da Guia de Transferência;
      X - descartar os documentos de acordo com os critérios de avaliação aprovados, após assistência técnica do Órgão Central e a lavratura do Termo de Descarte;
      XI - organizar e manter o arquivo intermediário - origem de acordo com os critérios previstos na Tabela de Temporalidade.

     Art. 7º No âmbito do SIARQ-CD, são atribuições básicas dos órgãos detentores de arquivos correntes:

      I - responder, junto ao Órgão Central, quando da avaliação dos documentos, no que tange ao valor primário dos mesmos;
      II - seguir as instruções do Órgão Central quanto à adoção de procedimentos, visando o tratamento Técnico a ser aplicado aos documentos;
      III - transferir os documentos ao órgão setorial, de acordo com as normas de transferência vigentes e obedecidos os prazos estipulados na Tabela de Temporalidade;
      IV - prestar informações ao Órgão Central do Sistema acerca das atividades desenvolvidas, quando solicitadas;
      V - responsabilizar-se pela organização e guarda dos documentos nas respectivas áreas;
      VI - organizar e manter o arquivo corrente de acordo com os critérios previstos no Plano de Classificação de Documentos de Arquivo e na Tabela de Temporalidade;
      VII - classificar os documentos de natureza sigilosa, produzidos internamente, atribuindo o grau de sigilo de acordo com a legislação específica.

     Art. 8º No âmbito do SIARQ-CD, são atribuições básicas do órgão responsável pelo Protocolo Central:

      I - proceder ao registro, classificação e indexação dos documentos oficiais produzidos e recebidos na Casa;
      II - controlar o trâmite e recuperar as informações dos documentos em curso;
      III - gerir a utilização do Sistema de Controle de Protocolo - SIPRO e as atividades das unidades protocolizadoras voltadas para o controle de tramitação de documentos e processos;
      IV - zelar pela utilização da tabela de assuntos para os documentos e processos que tramitem via SIPRO.

     Art. 9º No âmbito do SIARQ-CD, são atribuições da CADAR:

      I - aprovar a padronização dos formulários;
      II - estabelecer a temporalidade dos documentos produzidos na Casa;
      III - propor, em cooperação com o Órgão Central, a política arquivística da Casa, observando as normas vigentes;
      IV - manter o registro atualizado das decisões emanadas de suas reuniões internas;
      V - divulgar, no âmbito da Casa, os procedimentos adotados em relação à metodologia para o tratamento dos arquivos;
      VI - propor alterações e manter atualizado o seu regimento interno;
      VII - acompanhar o cumprimento das propostas e sugestões aprovadas nas reuniões;
      VIII- divulgar ao público externo as Tabelas de Temporalidade aprovadas;
      IX - decidir quanto aos procedimentos a serem adotados nas questões arquivísticas internas.

     Art. 10. No âmbito do SIARQ-CD, são atribuições da CEDOS:

      I - fazer cumprir a legislação específica que dispõe sobre documentos sigilosos na Câmara dos Deputados;
      II - indicar os procedimentos para transferência ao Órgão Central dos documentos classificados como sigilosos;
      III - responsabilizar-se pelo cancelamento ou redução dos prazos de sigilo, definidos pelos produtores, para os documentos;
      IV - observar as normas quanto à publicidade de informações ou de documentos classificados como sigilosos.

     Art. 11. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

Sala das Reuniões, 18 de maio de 1999.

MICHEL TEMER,
Presidente.