O PRESIDENTE DO COMITÊ DE GESTÃO ESTRATÉGICA, em atendimento ao disposto no § 2° do art. 18 do Ato da Mesa n° 245, de 31 de outubro de 2018, resolve:

     Art. 1º A criação, prorrogação, fusão e extinção de Comitê Temático observará o atendimento dos requisitos e do devido trâmite, conforme disposto neste Ato e nos arts. 6° a 10, art. 12, inciso I, alínea "m" e arts. 18 e 23 do Ato da Mesa n° 245, de 31 de outubro de 2018.

CAPÍTULO I
DA CRIAÇÃO DE COMITÊ TEMÁTICO

     Art. 2º Para a criação de Comitê Temático, os membros do CGE deverão submeter proposta ao Escritório Corporativo de Governança e Gestão, por meio de processo eletrônico, contendo, no mínimo, os documentos a seguir:

     I - minuta de Ato do Presidente do CGE de criação do Comitê Temático, com os seguintes requisitos:

     a) nome do Comitê Temático;
     b) relação dos órgãos representados, bem como a indicação do órgão que exercerá a presidência e do órgão que exercerá a secretaria do Comitê;
     c) competências do Comitê;
     d) competências do presidente;
     e) atribuições da secretaria do Comitê;
     f) caráter vinculante ou não-vinculante das decisões;
     g) prazo de duração estimado;
     h) periodicidade mínima das reuniões.

     II - justificativa para a criação do Comitê Temático;

     III - relação nominal dos membros, no caso de indicação dos participantes pelos titulares das unidades administrativas.

CAPÍTULO II
DA PRORROGAÇÃO, FUSÃO E EXTINÇÃO DE COMITÊ TEMÁTICO

     Art. 3º Para prorrogar, fundir ou extinguir Comitê Temático, o membro do CGE deverá submeter proposta ao Escritório Corporativo de Governança e Gestão, por meio de processo eletrônico, contendo, no mínimo:

     I - as justificativas para a prorrogação, fusão ou extinção do Comitê Temático;

     II - em caso de prorrogação:

     a) o prazo de duração estimado;
     b) alterações na composição, se houver.

     III - em caso de fusão:

     a) edição de minuta, conforme art. 2º desta norma.

CAPÍTULO III
DOS PRAZOS

     Art. 4º A iniciativa de criação, fusão ou extinção de Comitê Temático poderá ocorrer a qualquer tempo, observado o disposto no § 1° do art. 18 do Ato da Mesa n° 245, de 2018.

     Art. 5º A proposta de prorrogação de Comitê Temático deve ser apresentada com antecedência mínima de dois meses, a contar do fim do seu prazo de duração.

     Art. 6º A criação, prorrogação, fusão ou extinção de Comitê Temático será apreciada na Reunião de Avaliação Estratégica (RAE) subsequente à apresentação da proposta.

     § 1° Os Comitês Temáticos prorrogados ou fundidos terão novo prazo de duração, contado a partir da data de apreciação do pedido em RAE.

     § 2° Os Comitês Temáticos serão considerados extintos a partir da data de aprovação do pedido na RAE, independentemente dos trâmites para a publicação do Ato do Presidente do CGE.

     Art. 7º O Comitê Temático deverá apresentar Relatório Consolidado de Atividades em até 15 (quinze) dias antes de sua extinção ou fusão com outro comitê.

CAPÍTULO IV
DO FUNCIONAMENTO DOS COMITÊS TEMÁTICOS

     Art. 8° A Secretaria do Comitê Temático deverá produzir atas de todas as reuniões realizadas, contendo, no mínimo:

     I - data, hora, local, relação dos presentes (titular ou suplente, convidados);

     II - pauta;

     III - decisões, conforme art. 10 do Ato da Mesa n° 245, de 2018;

     IV - providências a serem realizadas, com respectivos responsáveis e prazos;

     V - assinaturas dos membros presentes, presidente e do responsável por secretariar a reunião.

     Parágrafo único. As atas de reunião serão publicadas no portal corporativo interno, em página organizada pelo Escritório Corporativo de Governança e Gestão, em um prazo de até 30 (trinta) dias contados da data da realização da respectiva reunião.

     Art. 9° A secretaria do Comitê Temático realizará o monitoramento da efetividade e implementação das decisões do comitê.

     Art. 10. O Comitê Temático enviará Relatório Consolidado de Atividades ao Escritório Corporativo de Governança e Gestão, até o dia 20 (vinte) de novembro de cada ano, para fins de apreciação do Comitê de Gestão Estratégica e Prestação de Contas ao Tribunal de Contas da União.

     § 1º O Relatório Consolidado de Atividades conterá, no mínimo:

      I - número de reuniões realizadas;

     II - principais resultados alcançados;

     III - dificuldades enfrentadas;

     IV - metas e desafios para o ano seguinte.

     § 2º No caso de informações que dependam do encerramento do exercício para serem produzidas, os comitês temáticos terão o prazo prorrogado do relatório até o quinto dia útil do ano subsequente.

     3º O Escritório Corporativo de Governança e Gestão poderá solicitar, a qualquer tempo, informações e relatórios consolidados de ações e resultados dos Comitês Temáticos.

     Art. 11. A ausência não justificada do membro titular e de seu suplente por três reuniões seguidas ou cinco não subsequentes, em um ano civil, acarretará a substituição do membro titular por outro designado pelo dirigente da respectiva unidade administrativa.

CAPÍTULO V
DAS COMPETÊNCIAS

     Art. 12. Compete ao Escritório Corporativo de Governança e Gestão:

     I - assessorar na elaboração da minuta do ato de criação;

     II - avaliar a conformidade da minuta de criação com o disposto neste Ato;

     III - assessorar o CGE na análise da relevância corporativa e da oportunidade da criação, prorrogação, fusão ou extinção de Comitês Temáticos, observando-se os seguintes critérios:

     a) alinhamento estratégico;
     b) inexistência de sobreposição de temática, de competências e de composição entre o comitê proposto e os Comitês Temáticos já existentes;
     c) composição por membros de diferentes unidades administrativas da Casa;
     d) representatividade da composição ante ao tema do Comitê proposto.

     IV - monitorar o funcionamento dos Comitês Temáticos e avaliar a conformidade com o disposto neste ato e em outros normativos pertinentes;

     V - solicitar aos Comitês Temáticos o envio de Relatório Consolidado de Atividades.

     Art. 13. Compete ao Comitê Temático:

     I - manter atualizadas as informações e a lista dos membros do Comitê Temático, encaminhando ao Escritório Corporativo de Governança e Gestão, em tempo hábil, quaisquer alterações na composição desses membros;

     II - comunicar ao Escritório Corporativo de Governança e Gestão a recorrente ausência de membros nas reuniões do Comitê Temático;

     III - articular com o representante do Comitê de Gestão Estratégica pedidos de prorrogação, fusão ou extinção do Comitê Temático;

     IV - providenciar a elaboração dos relatórios de atividades, observando os prazos definidos nesta norma;

     V - respeitar o quórum de tomada de decisão dos Comitês Temáticos determinado no art. 10, do Ato da Mesa n° 245, de 2018.

CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

     Art. 14. Os Comitês Temáticos existentes até a data de publicação deste Ato serão objeto de apreciação de conformidade em relação ao disposto neste Ato e no Ato da Mesa n° 245, de 2018 pelo Escritório Corporativo de Governança e Gestão.

     § 1° O resultado da apreciação prevista no caput deste artigo será comunicado aos respectivos Comitês Temáticos, que terão 3 (três) meses, a partir do recebimento do comunicado, para tomar as providências para o atendimento do disposto no Ato da Mesa n° 245, de 2018 e neste Ato.

     § 2° Após a conclusão do disposto no § 1° deste artigo, serão submetidas ao CGE, as minutas de atos para adequação ou extinção dos Comitês Temáticos.

     § 3° Os novos atos decorrentes do processo de adequação disposto neste artigo serão considerados, excepcionalmente, como atos de prorrogação dos Comitês Temáticos.

     Art. 15. Este Ato entra em vigor na data de publicação.

SÉRGIO SAMPAIO CONTREIRAS DE ALMEIDA
Presidente do Comitê de Gestão Estratégica